湖南省国家行政机关公文处理实施细则

湖南省国家行政机关公文处理实施细则

制定机关: 湖南省人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 现行有效

发布文号:

公布日期: 1989.10.10

施行日期: 1989.10.10

题     注 : （1989年10月10日湖南省人民政府办公厅文件湘政办发〔1989〕46号发布 自发布之日起施行）

第一章 总则

为做好全省国家行政机关公文修理工作，加强管理，使之规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国办发〔1987〕9号），结合我省实际情况，制定本实施细则。

国家行政机关的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。全省各级国家行政机关必须认真做好公文处理工作，为社会主义现代化建设服务。

全省各级国家行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。

全省各级国家行政机关公文处理工作，应贯彻党政分开的原则，尽量减少党政机关联合行文。行政机关的公文不得对党的组织作指示、交任务。

全省各级国家行政机关要认真抓好上级政府文件的贯彻落实，贯彻执行中的重要情况要及时报告。不得作出与上级政府规定相抵触的规定，以维护政令统一。

公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

全省各级国家行政机关的公文处理工作，要严格执行有关保密的法律、法规和制度，确保国家秘密。

全省各级国家行政机关要重视和加强公文处理工作。从事公文处理工作的人员要努力学习，刻苦钻研，改进思想作风和工作作风，不断提高政治、业务素质，认真做好本职工作。

第二章 公文主要种类

国家行政机关的公文种类主要有：

一、命令（令）、指令

发布重要规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定，用“命令（令）”。

发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用“指令”。

二、决定、决议

对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。

经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

三、指示

对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

四、规定

对特定范围内的工作和事务制订带有约束性的措施用“规定”。

五、布告、公告、通告

公布应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。

宣布重要事项，用“公告”。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

六、通知

发布规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

七、通报

表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

八、报告、请示

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

九、批复

答复请示事项，用“批复”。

十、函

同级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

十一、会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位或所属单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

第三章 公文格式

公文一般由版头、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、标题、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、主题词等部分组成。

一、版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二安组成，用大字套红居中印在文件首页上端。联合行文可用主办机关一家版头，也可并用几家版头。

二、发文字号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。年度用公元全称，置于方括号内。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。

三、上报的公文应注明签发人。签发人姓名与发文字号平行排列在横线之上、发文字号的右侧，两者之间应留有适当间距。联合上报的公文，签发人上下排列，顺序与发文机关排列一致。

四、秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注在公文首页的左上角。密级文件应编份数号码，标注在秘密等级的上方。

五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”，标注在公文首页左上角，密级下方位置。

六、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类，也可以省去发文机关。标题一般不使用标点符号，除发布规章的文件外，一般不加名号。

批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。

七、主送机关，应写机关全称或规范化简称，在正文之前顶格排列。有些不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“决议”、“会议纪要”等，主送机关可以写在公文末页。

请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。

八、公文如有附件，应在正文之后印章位置之前注明附件名称和顺序号。附件首页左上角注明附件顺序号。附件一般应与主件装订在一起。如不能装订在一起，应在附件首页上角注明主件发文字号。

九、公文应加盖印章。印章要端正盖在发文日期上方，上不压正文，下压发文年月日。联合行文，印章排列应与发文机关排列相一致。翻印文件不盖印章，只印发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应冠其职务。如正文已满页，印章和发文时间需另起一页，应在空白页左上方注明“此页无正文”，用圆括号括入。

十、发文时间，应以机关领导人签发日期为准。联合行文的，以最后签发机关领导人的签发日期为准。会议通过的文件，应在公文标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

十一、公文如有附注，如“此件发至ＸＸ级”、“此件可登报”等，应加圆括号置于印章左下侧。

十二、印制文件一般用3号铅字，每页19行，每行25个字。文字从左至右横写、横排。

公文用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米），左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

全省各级国家行政机关的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。

省人民政府的主要行文关系：向国务院报告、请示，向国务院各部门、直属机构发函商洽工作、询问和答复问题、请求批准有关业务事项，向各行政公署和州、市、县人民政府及省人民政府各部门直接行文，必要时也可向所属基层单位直接行文。

政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文。根据本级政府授权和有关规定，也可以对下一级人民政府直接行文；需要报经本级人民政府审定的问题，应报请政府批准后方能下发，并注明已经本级人民政府批准。

属省人民政府各部门主管的业务工作，应由各地、州、市业务部门直接向省主管部门行文，或由各行政公署和州、市政府直接向省主管部门行文，不要报省人民政府转办。省人民政府各部门需要解决的有关业务问题，应按照职责分工直接向业务主管部门行文，不要报省人民政府转办。

向下级机关的重要行文，应抄报直接上级机关。

凡部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。

同级政府之间，政府各部门之间，下级政府与上级政府的部门之间，以及其他不相隶属的平行机关之间，可以联合行文。

凡属政府各部门职权范围内的问题，应由部门发文，涉及几个部门的问题，由有关部门联合发文，不要报请政府批转。

向上级机关的行文，一般应主报一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。一般情况下，下级机关不得越级请示。因特殊情况必须越级行文时，应抄报越过的机关。

请示与报告要分开。请示一般应一文一事，不要同时抄送下级机关。除领导人直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人。

受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关负责答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。

经过批准在报刊发表的国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。如不另行文，应在报刊发表时注明。

第五章 公文办理

公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。

全省各级国家行政机关的收文应有专人负责签收登记。上级机关的文件、主送本机关的文件、秘密以上的文件以及代拟文稿、会签文稿，均应编号登记。

发文应根据文件确定的发送单位、密级、缓急、有无附件等情况，查对清楚，编号登记、封发，发出的机密件和绝密件，封口应加盖密封章或贴密笺，交由机要交通部门投送，不得用普通邮寄。

凡需办理的公文，由文书部门负责注办，根据文件的内容和性质，按照领导人的分工和各部门职责范围，分别在文件上注明“请某某同志指示”、“请某某部门办理”、“请某某部门会同某某部门办理”等。紧急公文，文书部门应提出办理时限。

凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动与有关部门或地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。

省人民政府各部门对于省人民政府交办的公文，应及时认办理，答复来文单位。需要会同有关部门办理的公文，主办部门应主支与有关部门进行协商，有关部门要积极协作配合，及时办理和答复。需要省人民政府审定的，应由机关主管领导人审核签署，报省人民政府审定后答复来文机关。承办单位用书面形式答复的，应抄送省人民政府办公厅文书部门；用电话、口头等形式答复的，应电话告知省人民政府办公厅文书部门。

已送领导批示或交有关业务部门办理的公文，文书部门要负责检查催办，防止漏办和延误。紧急公文和内容很重要的公文重点检查催办。

草似公文应注意：

一、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。

二、情况要确实，要求和措施要明确具体，切实可行，有可操作性。

三、观点要明确，条理要清楚，层次要分时，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

四、人名、地名、数字、引文要准确。时间一般应写具体的年月日。

五、公文中的数字，凡是可以使用阿拉伯数字且很得体的，均应使用阿拉伯数字。要使用国家法定计量单位。

六、引用公文一般应注明发文时间、机关、标题和文号，也可以只注明发文机关和发文字号。

七、用词要准确、规范。使用简称时，应先作全称，并加以说明。不写不规范的字。

八、公文中表示结构层次的序数写法一般为：第一层用一、二、三、......；第二层用（一）（二）（三）......；第三层用1、2、3、......；第四层用（1）（2）（3）......。

九、代政府草似的公文，应打印或用方格稿纸誊正，经部门领导签署上报。

全省各级国家行政机关的办公厅（室），在将公文送领导人签发之前，应认真做好审核工作。审核的重点是：是否需要行文，以什么形式行文，公文的内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的有规定。

第三十一条各级行政机关发出的公文，由机关领导人签发。重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公厅（室）主任根据授权签发。

各级领导人审批公文要认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。

草似和签批公文应使用钢笔或毛笔。

上报的公文，如不符合本实施细则第十九条、第二十六条或第二十九条第一款的规定，以及请示公文一文数事、多头主报，不便处理的，上级机关的文书部门可退回呈报单位。要求批转的公文和代拟文稿的内容不成熟，需作较大修改变动的，文书部门可退回呈报单位重新办理。

上级机关的发文除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公厅（室）主任批准，可以翻印、转发。翻印时要注明翻印的机关和时间。

需要翻印、转发的国务院文件、国务院办公厅文件，由省人民政府办公厅统一印发。需要翻印、转发的国务院各部门、直属机构的文件，由省人民政府有关部门印发。

第六章 公文立卷、销毁

公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

立好的案卷，应按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应存档的公文。

没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

第七章 附则

各行政公署，州、市、县人民政府各部门，可根据《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则，结合实际情况，制订具体规定和制度。

本实施细则自发布之日起施行。过去省人民政府办公厅有关公文处理的规定，凡与本实施细则不一致的，以本实施细则为准。