广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则

广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则

制定机关: 广西壮族自治区人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 已修改

发布文号:

公布日期: 1989.10.11

施行日期: 1989.10.11

题     注 : （1989年10月11日广西壮族自治区人民政府办公厅桂政办[1989]111号文发布 自发布之日起施行）

第一章 总 则

为提高我区各级国家行政机关公文质量和办事效率，使公文处理工作规范化、制度化，根据国务院办公厅一九八七年发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我区的实际情况，特制定本实施细则。

地方国家行政机关的公文（包括电报，下同），是传达党和国家的方针、政策，发布规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各级行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，认真做好公文处理工作，为社会主义现代化建设服务。

公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

国家行政机关的公文工作，应当贯彻党政职能分开的原则。

公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保国家秘密。

行文应注重效用，少而精，防止和克服官僚主义、形式主义、文牍主义。

第二章 公文主要种类

国家行政机关的公文种类主要有：

一、命令（令）、指令

发布重要行政规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等，用“命令（令）”。

发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用“指令”。

二、决定、决议

对重要事项或重大行动做好安排用“决定”。

经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

三、指示

对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

四、布告、公告、通告

公布应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。

向国内外宣布重要事项，用“公告”。

在一定范围内公布应当遵守或周行的事项，用“通告”。

五、通知

发布行政规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

六、通报

表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

七、报告、请示

向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。

向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

八、批复

答复请示事项，用“批复”。

九、函

相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等用“函”。

十、会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求与单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

凡会议决定的事项政策性强、涉及面广、需要共同执行的，必须用其它文种行文。

第三章 公文格式

公文一般由标题、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、主题词、抄送机关、附注等部分组成。

一、公文标题，一般应标明发文机关和公文种类，并准确简要地概括公文的主要内容。除发布或批准法规性文件外，一般不加书名号。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

二、发文安号，包括机关（或部门）代字、年号、顺序号，置于文件名称之下。凡个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。

三、紧急程度，分为“特急”、“急”两种，注在公文首页右上角。

四、印刷顺序号即文件份数编号，注在文件首页左上角。

五、秘密等级，分为绝密、机密、秘密三种，注在公文首页右上角，如既是秘密又是紧急，应先注紧急程度再注秘密等级。

六、公文一律加盖印章。

七、上报上级机关的公文，应注明签发人。签发人姓名标注在发文字号右侧适当位置。

八、主送机关，置于标题左下方、正文之上，顶格写。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其它机关应用抄报形式。

九、公文如有附件，应在正文之后，发文机关之上，注明附件名称和顺序。

十、落款，包括发文机关名称和年月日，发文机关应写全称或规范化简称。几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。如正文结束后落款需另加一页的，应在落款这一页注明“此页无正文”。落款的年月日以领导人签发的日期为准。

十一、附注，应注在落款之下，并加括号。如（此件发至县级单位）、（此件可登报）等。

十二、主题词，置于抄送栏左上侧，词目之间一般应空一格。

十三、文件抄送（含抄报、抄发）范围标注在末页主题词下方、印发机关栏之上。除主送机关外，对其它需要了解文件内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。

十四、印发机关栏，设在公文末页最后一行；印刷时间以送印日期为准。印发机关栏右下侧注明印发份数。

十五、文字从左至右横写，横排。

公文纸一般用十六开型（长260毫米、宽185毫米），左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

各级国家行政机关的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。

一、政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民政府有关业务部门互相行文。

二、同级人民政府、下一级人民政府同上一级政府部门，可以分别联合行文。

三、受双重领导的单位上报一级机关的公文，应同时报双重领导机关，并根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关负责答复请示的问题。主报机关答复问题行文时，应同时抄送受文单位的另一上级机关。

根据党政职能分开的原则，在行政机关的公文中，不应有向党的组织和党员作指示、布置任务的内容。如必须涉及党的工作的，应与同级党的组织联合行文。

向上级机关请示的事项，如涉及其它地区和部门的，主办单位应与这些地区和部门充分协商，尽可能取得一致意见后再上报；经反复协商仍不能取得一致意见的，应在向上级机关的请示中如实写明各自不同观点，以便上级机关裁决。

凡涉及几个部门的问题，在各有关部门尚未取得一致意见之前，一律不得各自向下行文。

行文请示一般不得越级，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄报被越过的上级机关。

请示和报告不得混用，报告中不得夹入请示的事项。

上报上级机关的公文，一般应主报一个上级机关，如需报送其它相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。向上一级主管部门的请示，不要并报上一级人民政府。

请示的公文，一般应一文一事。除领导直接交办的事项外，不要直接送领导者个人，也不要同时向同级和下级机关发送。

政府各部门根据同级政府的授权，可向下一级人民政府直接行文，或根据已有的规定，答复下一级人民政府向上一级人民政府请示的业务问题。没有同级人民政府授权，部门不得直接向下级政府行文，更不得下命令、作指示。

经过批准直接在报刊发表的国家行政机关的公文，应视为正式公文依照执行。如不另行文，在报刊发表时应注明。

第五章 公文办理

公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、立卷、归档、销毁等程序。

公文由文书部门统一收发。通过会议途径发给的公文，收文者回单位后应及时交文书部门登记处理。各部门代政府草似的文稿和报送政府的文件应送政府机关有关单位办理，一般不要直接送领导者个人。

凡需办理的公文，文书部门应视公文的内容和性质，按照规定的程序准确、及时地分送领导人批示或交有关部门（或处科室）办理。内容涉及几个部门的，由文书部门确定主办单位。紧急公文，文书部门应提出办理时限。

凡涉及其它部门或地区的问题，主办机关应主动会同有关部门协商办理，有关部门应积极协作配合，处理结果由主办机关负责汇总上报。

办理公文应征求有关方面的意见，各方面意见不一致时，应积极协调；经协调仍不一致的，应如实向机关负责人反映，并提出拟办意见，供领导决策。如有前案的，办理时应一交附上。

对上级机关交办的公文和下级机关的请示，各级机关应及时答复办理结果，对短期内不能办结的事项，应说明原因，不得积压不办。

代政府草拟或送审的文稿，必须附上相关的文件、法规或材料。

下级机关上报的公文，如有下列情况，上级机关办文单位可退回处理：

一、内容不符合国家法律、法规，不符合党和国家的方针政策的；

二、不符合党政职能分开原则的；

三、无特殊情况和说明理由而越级请示的；

四、内容涉及有关部门而未经与有关部门协商、协调，或不符合会签程序的；

五、一文多事、多头主报或不盖公章的；

六、文字潦草、文稿不表和其它明显违反《国家行政机关公文处理办法》以及本实施细则的。

草拟公文应注意：

一、要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策。

二、要讲究质量，做到情况确实，观点明确，文字精练，标点正确，书写工整；涉及人名、职务、单位、地名、数字和产品、设备、技术名称以及援引公文的文号、标题等有关内容必须准确，不得生造简化字，时间应写具体年月日。

三、公文中的数字，除发文号、统计表、序号、百分比、专用术语等用阿拉伯数码外，其余均统一用汉字书写。

四、草拟、审理和答复公文，应使用钢笔或毛笔。

五、引用公文应注明发文时间、制发机关、标题和文号。

六、文中每个标题序号要注意层次排列，一般较大的序号为“一”，往下可写“（一）”或“第一”，再往下为“１”、“（１）”。

七、公文中使用的计量单位，必须采用国家法定的计量单位。

凡正式文件，在送领导人签发之前，均应由有关部门统一把关审核，审核的重点是：

一、有无必要行文；

二、公文内容是否符合国家法律、法规，是否符合党和国家的方针、政策，是否符合自治区有关规章；与本机关过去发出的公文是否矛盾；措施和办法是否切实可行；

三、是否符合公文的审批程序和行文规则；

四、文字表达和使用公文种类、格式是否准确、规范。

已审核的公文，应按公文签发权限送领导人签发。

一、向上级机关的重要请示、报告以及政策性强、涉及面广的重要公文，应由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

二、属于主管领导职责范围内的公文，一般由该领导人签发；如内容涉及到其他分管的领导人的，应先送其他分管领导人审核或会签。

三、已经会议决定的事项需印发公文的，由主要领导人授权，可由秘书长或办公室主任签发。

各级领导人签发（批）公文，要认真负责，要签署自己的意见、姓名和年、月、日，书写要严肃、端正。

上级机关的发文，除绝密或注明不准翻印外，，经下一级机关的秘书长或办公室主任批准，可以翻印、转发。翻印时，应注明翻印机关和时间。

传递秘密以上公文时，必须做好登记、签收，确保文件安全。

第六章 公文立卷、销毁

公文办结后，应由文书部门或业务部门及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

公文立卷应根据其特征，相互联系和保存的价值分类整理，材料应收集齐全，便于保管、查找和利用。

立好的案卷，应定期向档案部门移交，个人不得保存应存档的公文。

没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管档案工作的负责人批准，可定期销毁。销毁秘密、机密公文，要进行登记并派专人监督。绝密文件要退回发文单位，由发文单位按规定处理。

第七章 附 则

外事、司法、行政法规等方面的公文处理办法，由有关部门参照本实施细则另行制定，并报自治区人民政府办公厅备案。

本实施细则自发布之日起施行。自治区过去发布的有关国家行政机关公文处理的规定，与本实施细则不一致的，以本实施细则为准。