杭州市机关档案工作管理规定（2011年修正本）

杭州市机关档案工作管理规定（2011年修正本）

制定机关: 杭州市人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 现行有效

发布文号:

公布日期: 2011.02.01

施行日期: 1994.12.17

题     注 : （1994年12月17日杭州市人民政府令第79号发布，根据2002年1月28日杭州市人民政府令第175号《杭州市人民政府关于取消部分行政审批事项的决定》第一次修改，根据2010年11月5日杭州市人民政府令第262号《杭州市人民政府关于修改〈杭州市外商投资企业投诉及处理办法〉等32件市政府规章部分条款的决定》第二次修改）

第一章 总 则

为了进一步提高全市机关档案工作水平，更好地维护机关历史的真实面貌，有效地保护和利用档案，为机关的各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律、法规，结合本市实际情况，制定本规定。

本规定适用于杭州市市区范围内各级机关和人民团体（以下统称机关）的档案管理工作。

本规定所称的机关档案，指机关在各项管理活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

杭州市档案局是全市机关档案工作的行政主管部门，负责对全市的机关档案工作实行检查、监督和指导。

机关档案工作是机关工作的重要组成部分。各级机关应当遵循统一领导、分级管理的原则，把机关档案工作纳入本机关的发展规划与年度计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。

任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务，有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制和检举。

第二章 档案工作机构及职责

各级机关必须建立相应的档案工作机构，配备专职或兼职的档案工作人员，并保持相对稳定。

各级机关档案工作机构的主要职责是：

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立、健全各项规章制度；

（二）负责统一管理本机关的档案，为机关各项工作服务，并按规定向有关档案馆移交档案；

（三）对所属单位的档案工作进行检查、监督和指导；

（四）对本机关各部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导；

（五）办理其他有关的档案业务工作。

各级机关档案工作机构的业务工作受同级档案行政主管部门和上级业务主管部门的指导、监督、检查。

档案工作人员必须执行党和国家有关档案工作的方针政策，努力钻研业务，不断提高档案的管理水平。

各级机关和档案行政主管部门，要加强对档案工作人员的业务培训和考核，按照国家有关规定做好档案工作人员的职称评定和晋升工作。

第三章 档案的立卷归档

各级机关应建立、健全各类材料的归档制度。各级机关的档案机构对本机关的立卷归档工作进行指导。

凡属归档范围的各类材料，均由各机关文书或业务部门按下列规定进行整理、立卷：

（一）各级机关的党群管理工作、政务管理工作、业务管理工作等方面产生的各类文件材料，可按年度结合问题、作者、文件名称、时间等主要特征立卷；

（二）基本建设包括设备仪器方面的文件按项目、型号等分别立卷；

（三）会计档案材料按形式结合年度立卷。照片、录音、录像等非纸质载体的档案，一般归入各大类，按大类、分时间、分专题立卷。

各机关文书或业务部门立卷完毕后，应定期将档案向本机关档案机构归档，由档案机构实行集中统一管理，任何单位或个人均不得据为己有或拒绝归档。

各类材料的归档时间按下列规定执行：

（一）党群管理工作、政务管理工作、业务管理工作的文件材料，于次年的5月份前向档案机构移交归档；

（二）基本建设中形成的设备仪器或其它技术项目的材料，在任务完成后或告一段落或随时向档案机构归档；

（三）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

各级机关档案机构接收档案，应符合下列要求：

（一）应归档的各类材料齐全、完整；

（二）归档的各类材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用；

（三）符合国家规定的立卷原则和案卷质量标准。

各级机关文书部门或业务部门向本机关档案机构移交档案时，交接双方应根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

第四章 档案的管理

各级机关应建立、健全分类、整理、保管、鉴定、销毁、统计等项管理制度，对所藏档案应当全部整理组卷，进行系统地排列、编目和编定档号，逐步实现标准化、规范化。

各级机关的档案机构对本机关在工作活动中形成的全部档案，应在业务部门或文书部门立卷的基础上，按照下列要求进行分类、整理：

（一）一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗；

（二）根据其内容和载体的不同和本机关实际情况，制定统一的分类方案；

（三）以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列；

（四）按照案卷的排列顺序编制卷号；

（五）其他档案业务方面的要求。

各档案机构在档案整理过程中，应建立全宗卷，将立卷说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料放入全宗卷。

各级机关应根据保存档案资料的数量，制订保管措施，落实必需的档案保管设施，其设施必须符合下列要求：

（一）有专用档案库房装具，做到库房、办公室、阅览室分开；

（二）库房要符合国家标准和要求，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施；

（三）根据工作需要配备必要的管理档案的设备；

（四）其他需要配备的有关设施。

各级机关应加强对档案的保护工作。对已破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复或复制；对重点和珍贵档案，应有良好的保护设施和应急措施。

各级机关的档案机构应根据国家的有关规定，编制本机关或本专业系统的档案材料保管期限表，确定每份档案的保管期限，经本机关领导人审核，报同级档案行政主管部门批准后执行。

各级机关应建立由机关领导、部门领导和档案工作人员组成的鉴定小组，负责对所保管的档案进行鉴定，并撰写鉴定报告归档。

对鉴定后需销毁的档案，要造具清册，经机关分管领导批准后，由2人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

各级机关的档案机构应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、鉴定、保管、利用等情况进行统计，及时填写档案工作基本情况统计年报，上报同级档案行政主管部门，并搞好统计分析。

各级机关档案管理要列入机关现代化管理的整体规划统筹考虑。各级机关的档案机构要逐步应用计算机等现代化管理手段管理档案。

第五章 档案的利用和公布

各级机关档案机构应根据工作需要，编制必要的检索工具；工作人员必须熟悉所藏档案资料，积极为机关工作服务。

机关档案开发利用可以采取以下几种形式：

（一）在机关内部实行档案开架阅览，并办理相应借阅手续；

（二）编制并交流档案目录；

（三）对档案进行第二、第三次信息加工（如汇编专题资料，编写大事记等）；

（四）其他开发形式。

各级机关档案机构应建立档案的借阅制度，根据档案的不同密级，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

各级机关的档案机构应加强对保密档案的管理，保密档案密级的变更和解密，依照国家有关法律法规的规定办理。

凡利用档案的单位和个人，未按规定经过批准，不得擅自公布档案。

第六章 档案的移交

各级机关应当按照国家有关移交档案的范围和年限的规定，以及有关档案馆接收范围、接收要求，向各级档案馆移交有关档案材料。

各级机关应将保存在本机关的永久、长期（或定期30年）的档案定期向地方档案馆移交，同时一并移交案卷目录和有关的检索工具、参考资料。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。

机关发生变更的，其档案管理按照下列规定处理：

（一）机关撤销、终止的，其全部档案向同级综合档案馆移交；

（二）机关合并的，其全部档案可以向同级综合档案馆移交，或者经同级档案行政主管部门同意，由合并后的单位单列全宗保管；

（三）机关分立的，其全部档案可以向同级综合档案馆移交，或者经同级档案行政主管部门同意，由分立后承担原单位主要职能的单位单列全宗保管。

经同级档案行政主管部门同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；由于保管条件恶劣可能导致不安全或严重损坏的档案，同级档案行政主管部门可以责令该机关将档案提前移交有关档案馆。

第七章 奖励和处罚

各级机关和档案行政主管部门对在机关档案管理工作中成绩显著或作出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。

对违反本规定的行为，按照《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《杭州市档案管理条例》等有关法律法规的规定进行处理。

第八章 附 则

各县（市）可以参照本规定执行。

本规定自发布之日起施行。