天津市人民办公厅政府印发《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》

天津市人民办公厅政府印发《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》的通知

制定机关: 天津市人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 现行有效

发布文号:

公布日期: 1996.03.21

施行日期: 1996.03.21

题     注 : （1996年3月21日天津市人民政府办公厅文件津政办发〔1996〕21号发布）

全文

各区、县人民政府，各委、局，各直属单位：

《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》已经市人民政府领导同志同意，现印发给你们，请照此执行。

附：天津市实施《国家行政机关公文处理办法》细则

第一章总则

第一条为使我市行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》（国办发〔１９９３〕８１号），结合我市实际情况，制定本细则。

第二条行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。

第四条各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

第五条各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精、注重效用。

第六条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第七条各级行政机关的公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则。

第八条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

第二章公文种类

第九条行政机关的公文种类主要包括：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

（二）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（三）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（四）指示

适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

（五）公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（六）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（七）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向同级有关主管部门请求批准等。

（十二）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

（一）公文的版头，应当写机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，用大字居中印在公文首页上端。联合行文，主办机关名称应当排列在前，也可用文件主办机关一家版头，但要在正文标题开头注明联合行文的机关名称，也可在正文后、成文时间前加盖联合行文机关印章或文字注明联合行文机关名称。版头一般用红色套印。请示、报告、批复、函、议案的版头不加“文件”二字（发文较少的单位亦可只用加“文件”二字的一种版头）。

（二）秘密公文应当在公文首页右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，根据实际情况，可同时标明解密时间，“绝密”公文应当标明每份的序号。

（三）紧急文件应当在首页右上角标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关一家的发文字号。

（五）上报的公文（请示、报告），应当在首页发文字号右侧，公文标题以上适当位置，注明签发人姓名。联合上报的公文，需注明联合上报各机关签发人姓名。签发人必须是发文机关的主要领导人。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应由发文机关名称、主要内容和公文种类三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

使用规范公文版头的公文，标题中的发文机关名称可以省略。

（七）主送机关是指收受、办理公文的机关。请示一般只写一个主送机关。

（八）正文是公文的主体部分，用来表述公文的内容。公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件的顺序和名称。

（九）公文除会议纪要外，应当加盖发文机关印章。命令（令）、议案可由发文机关法定代表人签名（盖章）。联合上报或下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。用印位置上不压正文，下骑年盖月。加盖印章的公文，不再署发文机关名称。

（十）成文日期以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。成文日期标注在正文结尾右下方。决定、会议纪要，应在标题之下、正文之前用括号标明签发日期。

（十一）公文应当标注主题词。主题词由反映公文主要内容的规范化词组组成，标注在公文末页下部，抄送机关上方。上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词。

（十二）抄送机关标注在主题词下方位置。除主送机关外，对其他需要了解公文内容的上级机关、同级机关和不相隶属的机关用“抄送”。

（十三）附注（印发范围或传达范围），标注在成文日期之下，主题词之上。

（十四）印制份数，标注在抄送机关横线上方的右侧位置。

（十五）制发单位名称和日期，标注在公文末页下端、抄送机关横线以下位置。

（十六）文字从左至右横写、横排。每页排印１９行，每行２６个字。

第十一条公文用纸一般为１６开型（长２６０毫米、宽１８４毫米），左侧装订。张贴的公文根据实际需要确定用纸大小。

第四章行文规则

第十二条各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第十三条本级政府可以向政府各部门和下级政府行文。政府各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以根据本级政府授权或职权规定，向下一级政府行文。各级政府和政府各部门的办公厅（室），可以根据授权，代本级政府和政府各部门行文。

第十四条向下级机关的重要行文，应当同时抄送上一级机关。

第十五条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

第十七条各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。政府各局和直属单位在向政府报送请示时，有必要的应当同时抄送政府的主管委办。

第十八条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

第十九条“报告”中不得夹带请示事项。

第二十条受双重领导的机关向上级机关请示，应当主送一个上级机关，同时抄送另一上级机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十一条经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

第五章公文办理

第二十二条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、传阅、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。

签收。文秘部门对来文要逐件清点，重要的要逐页查点，急件要注明签收时间。

登记。须将公文标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以便查询。除特殊情况外，未经文秘部门登记的公文，承办部门不予办理。

分发。对来文要区别阅件和办件。阅件应及时送请有关领导传阅。办件应根据来文内容，准确地送交有关部门或人员办理。

传阅。要严格登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。要建立公文传阅催阅（退）制度。

缮印。印制公文要有时限要求，保证质量，做到文面清晰，格式规范，字体适当，美观大方。

第二十三条需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见并附有关材料送领导人批示，或者交有关部门办理。未经文秘部门登记直接报送领导的公文，领导同志应交文秘部门登记后再作批示。紧急公文，应当提出办理时限。

第二十四条承办单位（部门）应当抓紧办理公文，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

第二十五条凡涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

第二十六条属于部门职权范围内的事项，应当由部门自行发文或者几个部门联合发文。须经政府审批的事项，经政府同意后，也可以由部门发文，文中可以注明“经ＸＸ人民政府同意”或“经ＸＸ人民政府领导同志同意”。属于要求解决的具体问题，应当按照部门职权范围直接报送有关主管部门处理。

第二十七条送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第二十八条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。

（五）必须使用国家法定计量单位。

（六）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

第二十九条公文中的数字除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。十及十以下的数字在单独使用时，也可使用汉字。但一篇公文中的同类数字使用必须一致。公文中的年份应写全称。使用阿拉伯数字时，一组数字不能移行。

第三十条公文由发文机关领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任代为签发。

第三十一条审批公文，审批人应写上姓名和审批时间，主批人应当明确签署意见。审批人圈阅，应当视为同意。

第三十二条草拟、修改和签批公文，用纸用笔用墨必须符合存档要求。不要在文稿装订线外书写。

第三十三条公文送领导人签发之前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：

（一）是否确需行文；

（二）内容是否符合党和国家的方针、政策，是否同有关法律、法规、规章及上级部门的有关规定相抵触，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；

（三）提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；

（四）内容涉及的部门是否经过协调、会签，意见是否一致；

（五）文字表达是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范，书写工整；

（六）是否符合规定的办文程序，审批、会签手续是否完备；

（七）公文格式是否符合要求，文种使用是否适当，秘密等级、紧急程度、主题词、发布范围、主送、抄送单位等是否合理。

公文一经审批签发，一般不得改动，如需改动，要经原审签领导人复审。

第三十四条上报的公文，如不符合本细则第十七条、第十八条、第二十五条和第二十八条第一项、第十条第五项的规定，上级机关的文秘部门可退回呈报单位。

第三十五条上一级行政机关的公文，除绝密、机密和注明不准翻印的以外，经下一级机关负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。

第三十六条传递和翻印秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

第六章公文立卷、归档和销毁

第三十七条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

各业务部门收到上级业务部门的公文，办毕后，应送本机关文秘部门归档。专业业务档案，由业务部门收集齐全并整理立卷，定期移交本单位档案管理部门。

要做好会议公文的立卷工作。

（一）凡本机关召开或主办的重要会议形成的公文（包括录音、录像、照片等有关资料），应由会议组织人员负责送本机关文秘部门立卷、存档。

（二）凡部门用本单位名义召开会议形成的公文，应交本单位文秘部门立卷，部门可保存副本。

（三）外出开会人员带回的公文（包括重要资料），应送本机关文秘部门登记立卷。

第三十八条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整、能正确反映本机关的主要工作情况，以便保管和利用。

第三十九条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。机关撤销、合并，由原机关负责将立卷的公文向档案部门或新机关的文秘部门移关，不得丢失、销毁。

第四十条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第四十一条案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

第四十二条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，应予销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第七章附则

第四十三条地方性法规草案和行政规章等公文，依照《天津市人民政府拟定地方性法规草案办法》（１９９４年１０月２５日天津市人民政府令第３０号）和《天津市行政规章制定办法》（１９９４年１０月２５日天津市人民政府令第３１号）处理。

第四十四条本细则由天津市人民政府办公厅负责解释。

第四十五条本细则自１９９６年５月１日起施行，其他有关行政机关公文处理的规定，凡与本细则不一致的，以本细则为准。各级行政机关办公室应当严格执行本细则，并依据本细则和各自单位的实际情况，制定相应的公文处理制度。