乡镇企业档案管理办法

乡镇企业档案管理办法

制定机关: 国家档案局

效力级别: 国务院部门规章

时  效 性: 现行有效

发布文号:

公布日期: 1998.01.13

施行日期: 1998.01.13

题     注 : （1998年1月13日国家档案局文件档发字[1998]2号发布）

第一章 总则

为加强乡镇企业档案的科学管理，有效地保护和开发利用，更好地为乡镇企业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国乡镇企业法》，结合乡镇企业实际情况，制定本办法。

本办法主要适用于农村集体经济组织或者农民投资为主，在乡镇（包括所辖村）举办的承担支援农业义务的中小型企业。大型乡镇企业，参照《国营企业档案管理暂行规定》执行。

乡镇企业档案是乡镇企业在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中形成的，对企业具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；是维护乡镇企业历史真实面貌、合法权益的历史凭证，是提高产品质量、增长经济效益的重要条件。

乡镇企业档案属企业所有，由企业管理。企业安全保管条件暂不具备、档案安全无保障的，可由乡镇档案部门或县、市档案馆代管。

乡镇企业档案工作是乡镇企业档案工作管理和档案管理的总称，是乡镇企业管理基础工作的组成部分。乡镇企业应当加强对档案工作的领导，将其列入企业工作计划和发展规划，切实解决档案库房、设备等实际问题，保障档案工作与企业各项工作同步发展，更好地为企业服务。

乡镇企业档案工作在企业内实行统一管理，维护档案的完整、准确、系统和安全，便于企业各方面利用的原则。

档案工作所需经费纳入企业财务预算和计划，并予以保障。

第二章 档案机构与人员

根据企业规模和需要，建立档案机构，配备档案人员。档案工作由一名企业负责人分工领导。具备条件的企业应建立企业档案馆。

企业档案机构主管全企业的档案工作，对企业内各部门的档案工作进行监督和指导；统一管理本企业的档案及有关图书、资料和信息，形成企业档案信息中心。

企业各部门应开展档案工作，配备档案人员，形成企业档案工作管理网络。

档案管理人员应具有高中以上文化程度，政治素质好，并经过档案管理专业培训，熟悉企业职能任务。乡镇企业档案管理人员参照国家有关规定评定专业技术职务，享受和其它专业技术人员同等待遇；保持相对稳定。

企业对管理、保护和开发利用档案工作做出突出贡献的人员，应给予表扬和奖励；对危害档案安全的行为应按《中华人民共和国档案法》有关规定给予处理。

第三章 文件材料的形成与归档

乡镇企业文件材料的归档范围，主要有以下几方面：

一、党、群工作文件材料

二、行政管理文件材料

三、企业产权文件材料

四、劳动人事文件材料

五、经营管理文件材料

六、生产技术管理文件材料

七、产品文件材料

八、科学技术研究文件材料

九、基本建设工程文件材料

十、设备仪器文件材料

十一、会计核算文件材料

（详见附件）

凡归档的文件材料，必须字迹工整、图像清晰、签字等手续完备，便于长期保存。

归档时间

1、各项管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前组成保管单位，由产生文件的职能部门负责人审定签字后归档。

2、产品、设备、基建、科研等方面的文件材料，在任务完成后或告一段落时组成保管单位，由项目负责人审定签字后归档。

3、产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后归档。

4、会计核算方面的文件材料，由财会部门整理立卷，保管一年后向档案部门移交。如有特殊情况，也可以分阶段归档。

建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入管理工作程序，列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。

档案人员应参加产品试制定型、创优、科研成果鉴定或评审、基建工程竣工验收，以及引进技术资料验收、设备开箱验收等活动，指导、监督文件材料归档工作。

企业工作人员，因公外出参观学习、考察和参加会议获得的文件材料，按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。

第四章 档案的管理与利用

建立健全各类档案的登记、交接、保管、统计、保密、利用、鉴定、销毁及图纸更改补充等管理制度。

编制档案及其有关图书、资料、信息等总目录、分类目录和底图目录等检索工具，完善信息查询体系。

乡镇企业档案分类，依据文件材料形成情况，参照国档发（1991）20号《工业企业档案分类试行规则》进行。档案形成数量少的，可将有关类目适当合并；归档的案卷质量要符合国家标准。

进行档案收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

根据国家及中央有关部门的规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：对企业有长远利用价值的档案应永久保存；对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。

档案鉴定工作，由企业领导、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责进行，逐卷、逐件鉴定档案的价值，并形成鉴定报告。该销毁的档案，编造销毁清册，提出销毁报告，经企业领导审核批准后销毁，并由档案鉴定小组人员监销。

逐步改善档案保管条件，档案库房有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防潮、防高温等安全设施，并定期检查档案的保管状况，对破损或褪变的档案进行修复，确保档案的完整与安全。

开发档案信息资源，实行档案、有关图书资料和信息一体利用，为改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗、提高经济效益等各项活动提供档案信息服务；积极配合技术部门参与信息市场和技术市场交流；保护知识产权；严格执行国家和本企业的保密制度。

档案管理现代化应纳入企业现代化管理的统筹规划中，逐步采用先进技术和现代化管理方法管理档案。

企业实行兼并、破产、产权拍卖和实行承包、租赁、股份制改造以及与外商合资合作经营等资产产权变动时，档案的处置参照《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》执行。其党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案应按产权关系，决定是否向乡镇档案管理机构移交或寄存。

第五章 附则

会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》执行。

各省、自治区、直辖市档案行政管理部门、乡镇企业行政管理部门可根据本办法，结合本地区实际情况，制定实施细则。

本办法由国家档案局和农业部负责解释。

本办法自发布之日起执行，《乡镇企业档案管理暂行规定》同时废止。

附件：乡镇企业档案文件材料归档范围

一、党、群工作文件材料

1、党务。指党的组织、宣传、纪检等方面的文件。

2、群众团体。指工会、共青团、妇联、职代会、科协、企协、学会等群众团体在工作中形成的各种文件。

二、行政管理文件材料

指企业行政事务、人事管理、职工教育、培训、劳保福利、安全保卫、法律事务、医疗卫生、计划生育、后勤、审计、处理纠纷、信访、外事活动等方面的文件。

三、企业产权文件材料

1、有关部门或单位关于企业的建立和产权界定的批准文件。

2、股权证明和清产核资工作中形成的各种文件材料。

3、企业资产产权变动中形成的各种文件材料。

四、经营管理文件材料

1、经营决策、计划工作、财务管理、产品销售、物资管理、经济责任制、考核、奖惩文件，市场信息和预测，广告、商标及用户反映等文件。

2、各种合同、协议文件。

3、生产供应、经营销售、成本、企业改造等方面的统计报表及用户台账等。

五、生产技术管理文件材料

1、生产管理。生产计划及其实施记录、安全操作规程、事故报告及改进意见，劳动工资等。

2、质量管理。质检报告、质量事故分析、获奖证书等。

3、标准管理、计量管理、能源管理等方面形成的文件。

4、工业卫生和环境保护方面形成的文件。

六、产品文件材料

1、产品设计。产品设计协议书、任务书、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书和底图、蓝图等。

2、产品制造工艺。各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等。

3、产品检测和管理过程中形成的文件，名、优、特产品及获奖产品的有关文件。

七、科学技术研究文件材料

1、新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件。

2、技术改造和革新文件、图纸。

3、中断和取得负结果项目的各种有参考价值的科研总结报告。

4、经审定发表的学术论文或著作。

八、基本建设工程文件材料

1、工程项目的可行性研究、计划任务书、审批、勘测设计、施工、竣工验收、工程管理以及维修、改建、扩建等方面的文件和图纸。

2、有关房地产文件。

九、设备仪器文件材料

1、购进设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报废的文件。

2、自制设备仪器的设计图纸、计算书、测定数据、性能鉴定材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录等。

3、设备台账。

十、会计核算文件材料

1、会计凭证。原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款、余额调节表等。

2、会计账簿。日记账、明细账、总账、固定财产卡片、辅助账簿、移交清单、保管清册、销毁清册、涉外账簿等。

3、会计报表。财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表（决算）等。

十一、职工档案文件材料

干部、职工、离退休职工、死亡职工的个人材料。