陕西省国家行政机关公文处理实施细则（1996年修订）

陕西省国家行政机关公文处理实施细则（1996年修订）

制定机关: 陕西省人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 已废止

发布文号:

公布日期: 1996.05.08

施行日期: 1996.05.08

题     注 : （1996年5月8日陕西省人民政府办公厅文件陕政办发(1996)55号发布）

第一章 总则

为了进一步提高各级国家行政机关公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》，制定本细则。

行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。

各级行政机关的办公厅（室）应设立文秘处（科）或配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应具备优良的素质，忠于职守，廉洁正派，精通业务，并保持相对稳定。

各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文力求少而精、注意效用。

公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由各单位文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

各级行政机关的公文工作，应贯彻“党政分开”的原则。

公文处理工作必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家机密安全。

第二章 公文种类

行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

（二）议案

适用于各级政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（三）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排。

（四）指示

适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

（五）公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（六）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布行政规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

（七）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（十二）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

会议决定事项如涉及人事任免、机构设置、人员编制、经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等，必须以其他公文种类专项行文。

第三章 公文格式

公文通常由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

（一）发文机关应写全称或规范化简称，置于首页顶端、发文字号之上，一般用红色套印。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

（二）发文字号，包括发文机关代字、年份、序号，置于文件名称之下的正中。几个机关的联合行文，一般只标明主办机关发文字号。发文机关应确定固定的代字，并报上一级机关备案。

（三）公文标题，置于文头横线之下、主送机关之上，居中排列，两端短于正文。一行排不下时可分列两行以至数行，分行时注意不能把一个词拆为两部分。标题一般应标明发文机关全称（“函”可以不标），准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。会议通过的文件，应在标题之下、正文之上的括号中注明会议名称和通过日期。

（四）向上级机关报送的请示，应在首页发文字号右侧注明本级政府或本部门签发人。

（五）紧急公文按紧急程序分为“特急”、“急件”两种，标注在公文首页右上角。紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（六）秘密公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，标注在公文首页右上角；“绝密”、“机密”文件应在首页左上角标明份数序号。文件如果既是秘密的，又是紧急的，应先注明紧急程度，再注明秘密等级。紧急程度和秘密等级上下排列。

（七）公文主送机关，置于标题之下、正文之上，起头顶格。机关名称应为全称或规范化简称，排列顺序力求相对统一。

（八）公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。印发、转发的文件，应在标题和正文中表述，不在落款前加注附件。

（九）落款，包括发文机关、印章和年月日。机关印章应盖在落款日期处。除会议纪要和翻印的文件外，行政机关的各类公文，无论是打印还是铅印，都必须加盖发文机关印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章与正文应保持一定间隔，如正文结束后落款需另起一页，应在落款页上端注明“此页无正文”。落款年月日以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。发文机关用全称。联合行文，按文头上排列的机关顺序加盖印章。

（十）公文如有附注（如“此件发至县级单位”、“此件可登报”等），应注在落款之下、主题词之上，并加括号。

（十一）抄送机关，置于公文末页下端。上下标以横线。送上级机关的用“抄报”或“报送”，送同级和下级机关的用“抄送”。抄送（报）机关名称应用全称或规范化简称，排列顺序力求相对统一。

（十二）文件应当标注主题词，置于抄送栏左上侧，词目之间应空有一定距离。上报的文件，应按上级机关的要求标注主题词。

（十三）在公文末页下方最终一行，注明公文的印发机关和印发时间。印发时间以送印日期为准。在印发机关及印发时间下方横线的右下侧，注明印发份数。

（十四）文字从左至右横写、横排。公文用纸一般为１６开型（长２６０毫米、宽１８４毫米），左侧装订。需公开张贴的“公告”、“通告”等公文用纸大小，可根据实际需要确定。

第四章 行文规则

各级行政机关的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

（一）同级政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府有业务对应关系的部门行文，也可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。属于授权审批的文件，应抄报本级政府备案。

（二）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

（三）向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关，也可抄送同级有关部门。政府各部门向下一级政府的行文，应抄报本级政府。

（四）受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送另一上级机关。

（五）根据党政分开的原则，行政机关一般不得直接向上级党的组织行文，也不得在行文中同时将上级党的组织和上级行政机关并列为主送机关。如公文内容涉及党的工作，应与党的组织联合行文；一般应尽量减少党政机关联合行文。

（六）凡属政府各部门职权范围内的业务文件，可自行下达或与同级有关部门联合下达，不要报请上级机关批转；需向上级主管部门报送的业务文件，应直接向上级主管部门行文，不要向本级政府请示或要求以本级政府名义上报。

（七）各级行政机关一般不得越级请示。因紧急、特殊情况必须越级请示时，应说明情况并抄送被越过的上级机关。

请示问题的行文程序为：

各地区行政公署、各市（地级）政府，省政府各工作部门、各直属机构，可直接向省政府行文；

省政府各工作部门、各直属机构所管辖的二级局和事业、企业单位，应向所属上级部门（机构）行文；

各县（市、区）政府，应向所在地区行政公署、市政府行文；

各县（市、区）政府的委、办、局及乡政府，应向所在县（市、区）政府行文。

凡涉及几个部门之间的问题。应在协商一致后行文；未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

“请示”公文必须一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

不得将“请示”、“报告”混用或在“报告”中夹带请示事项。

“请示”公文，除领导直接交办的事项外，一律送上级机关的办公厅（室）按办文程序处理。

经批准在报刊上发表的行政机关公文，应视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

凡是能通过面商、会商、电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题，可不再行文。

各级行政机关应按规定份数向本级和上级机关报送文件。向上级机关报送的各类简报、期刊等，要经过严格筛选。除必须报告的重要情况和工作经验外，一般的简报、期刊不要逐期报送。

第五章公文办理

公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

公文由机关文秘部门统一收发。通过会议等途径发给的公文（除会议要求收回的文件外），收文者回单位后应及时交文秘部门登记处理。

需要办理的公文，文秘部门应根据公文内容和性质，按照规定程序，及时提出拟办意见，送领导人批示或交有关部门办理。内容涉及几个部门的公文，应确定主办部门。紧急公文，应提出办理时限。

凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动同有关部门或地区协商、会签，有关方面应积极协作配合。上报的公文，如有关方面意见不一致，应如实反映。

属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或者几个部门联合发文。须经政府审批的事项，经政府同意后，也可由部门发文，文中可以注明“经政府同意”。属于要求解决的具体问题，应当按照部门职权范围直接报送主管部门处理。

对上级机关交办的公文和下级机关的请示，各级行政机关都应及时办理和答复。对短期内难以办结的事项，要说明原因，不得延误搁置。复文时，应注明发文机关的文号或上级机关交办的收文和转办文号。

对办理过程中的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应及时了解和反馈执行情况。

下级机关上报的公文，如有下列情况，上级机关文秘部门可不作处理并予以退回：

（一）请示内容不符合国家法律、法规，不符合党和国家的方针、政策，又未说明其特殊性的；

（二）不符合党政分开原则的；

（三）无特殊情况的越级请示；

（四）涉及事项应由报文机关自行解决的；

（五）未经有关部门协商一致或虽经协商但没有如实反映有关部门意见、不符合会签程序的；

（六）应当由报文机关直接报送有关部门处理的；

（七）一文数事、多头主报、不盖公章和其他明显违反《国家行政机关公文处理办法》以及本细则有关规定的。

公文处理必须严格执行有关保密规定。

（一）秘密（包括机密、绝密）公文要有严格的登记、签收、保管制度。绝密文件和密码电报一律由机要人员（或指定专人）负责签收和管理；秘密文件应由机要通信部门或专人递送，不得通过普通邮政寄送。

（二）利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得用计算机、传真机传输。

（三）密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。

（四）上级行政机关的秘密公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关负责人或办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。

草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先行标题，后引发文字号。时间应写具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为（一），第三层为“１”，第四层为（１）。

（五）必须使用国家法定计量单位。

（六）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他使用阿拉伯数码。

（七）用词、用句准确、规范。文内使用简称应先用全称，并注明简称。

（八）根据公文内容和行文规则，准确使用公文种类，标明紧急程度和秘密等级。

公文送领导人签发之前，应由文秘部门或业务主办部门的负责人审核把关，审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、地区协商、会签、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本细则的有关规定。

经审核无误的公文草稿，应按权限送领导人签发。

（一）向上级机关的重要请示、报告，以及政策性强、涉及面广的重要公文，应由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

（二）内容依据会议决定或办理例行手续的公文，经授权，可由秘书长或办公厅（室）主任签发。

（三）审批公文，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应视为同意。

草拟、修改和签批公文应用钢笔、毛笔。不得在文稿装订线外书写。

第六章公文立卷、归档和销毁

公文办完后，应根据《档案法》和有关规定，由文秘部门或业务部门及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

公文立卷应以本机关形成的公文为重点，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值分类整理，保证立卷材料齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

每年五月底前应将上年度需要立卷、归档的公文及时整理、装订。案卷立好后，应按有关规定定期向档案部门移交。移交时应有严格的交接手续。个人不得保存应存档的公文。

没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第七章附则

本细则自发布之日起施行。本省过去发布的有关国家行政机关公文处理的规定，凡与《国家行政机关公文处理办法》和本细则不一致的，以《国家行政机关公文处理办法》和本细则为准。