新疆维吾尔自治区国家行政机关公文处理实施细则

新疆维吾尔自治区国家行政机关公文处理实施细则

制定机关: 新疆维吾尔自治区人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 已废止

发布文号:

公布日期: 1988.11.23

施行日期: 1988.11.23

题     注 : （经自治区人民政府批准 1988年11月23日政府办公厅发布 新政办[1988]171号）

第一章 总则

根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》第三十六条规定，为使自治区各级行政机关的公文处理工作，做到规范化、制度化和科学化，特制定本实施细则。

《实施细则》适用于自治区各级人民政府、人民政府各部门及其所属各单位。自治区各级行政机关都应按《实施细则》的各项规定，认真做好公文处理工作。

各级行政机关的公文（包括电报），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和行政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各级行政机关必须有效地运用这一工具，为社会主义现代化建设服务。

各级行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。

公文处理必须做到准确、及时、安全。公文必须由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

各级行政机关的公文工作，应贯彻党政分工的原则。凡属政府职能和权限范围以内的工作，应向上级政府或主管部门报送。各级行政机关发出的公文，均不得对下级或同级党组织作指示、交任务。

各级行政机关在公文处理工作中，特别是明码电报（普通电报）的使用，应严格执行《保密法》的规定，防止失泄密事件的发生。

上级行政机关的文书处理部门，对下级行政机关的文书处理业务，具有检查、指导和监督的职责。

第二章 公文种类

各级行政机关的公文种类主要有：

一、命令（令）、指令

发布重要的地方性行政规章和行政办法，任免、奖惩本级机关管理权限内的工作人员，采取重大强制性行政措施（如征兵、防洪等），用“命令”（令）。

发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用“指令”。

二、决定、决议

各级行政机关对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。

各级行政机关经过办公会议、常务会议、全体会议或他其行政会议讨论通过，并要求贯彻的事项，用“决议”。

三、指示

对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

四、布告、公告、通告

公布所辖区域内的一切机关、团体、企事业单位和公民应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。

向国内外宣布重要事项，用“公告”。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

五、通知

发布行政规章、措施和办法；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关带有普遍指导意义的公文；要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

六、通报

表彰本机关所辖范围内突出的先进事迹；批评本机关所辖范围内严重的错误事例；传达本机关所辖范围内需要周知的重要财政部，用“通报”。

七、报告、请示

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

向上级机关请求指示和批准，用“请示”。

八、批复

答复下级机关请示的事项，用“批复”。

九、函

相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

十、会议纪要

传达会议上议定事项和主要精神，要求与会单位和有关单位共同遵守或执行的，用“会议纪要”。

第三章 公文格式

公文格式一般有文头、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、落款、发文时间、附注、抄送机关、主题词、发出机关和翻印机关等部分组成。

一、文头

各级行政机关的文头一律要统一式样，一级政府的文头用字规格不能超过22×14毫米，一级政府的办公室（厅）文头用字和各职能部门的文头用字规格不超过18×10毫米，各职能部门的办公室文头用字规格不超过14×10毫米。文头字一律套红印刷。正式文件的文头部分用红线隔开，一般占文头纸的三分之一（维文文头字的大小，可照此布局）。函件文头一般占文件首页（文头纸）的五分之一或四分之一。

二、公文标题

公文标题一般由三个部分组成，即发文机关名称（有套红文头者发文机关可省去）或规范化简称、公文主题、公文种类。

公文标题应准确、扼要地概括公文的主要内容。文种要符合法定行文关系，要与公文的内容性质相吻合。

公文标题一般不用括号和标点符号（法规性和转发的文件除外）。如转发件中标题过长，可用原件的字号代替。

三、发文字号

发文字号由行政区域代字、机关代字、文种代字、年号、顺序号组成。行政区域代字要规范，机关代字不能重复，年号一律要全称，不能用[88]。用方括号，不能用圆括号（ ）和尖括号〈 〉。顺序号按文件发出时间顺序排列。联合行文，只编主办单位文号。

四、签发人

各级行政机关的上行公文，一律在红线上方发文字号右侧打印出签发人姓名，以示负责。

五、秘密等级和紧急程度

公文如有密级应予标明，密级分“绝密”、“机密”和“秘密”三种。紧急公文可标明“特急”、“急件”二种，分别用三号黑体字或四号仿宋字打印在文件首页的右上角。如公文既是密件又是急件，应把紧急程度置于密级之上。

六、主送

主送机关一般写在公文标题之下，正文之前，后加冒号。主送多单位的可用顿号、逗号。主送单位的全称、特称、单称，均应使用统一的表达形式，不能随意乱称和排列。如自治区人民政府普发性的文件，主送的全称概念为“伊犁喀萨克自治州，各州、市、县（市）人民政府，各行政公署，自治区人民政府各部门、各直属机构”；特称为“各有关自治州，各有关市、县（市）人民政府，各有关行政公署，自治区人民政府各有关部门”；单称可直接写自治州、行政公署、市、县（市）及自治区机关名称。

七、正文

正文是公文的核心，要求表达准确，简明扼要，条理清楚，层次分明。因此，对全文结构要作好技术处理，如层次结构较多，分条的标识方法可作如下安排：

第一级用“一、二、三．．．．．．”；

第二级用“（一）、（二）、（三）．．．．．．”；

第三级用“1．2．3．．．．．．”；

第四级用“（1）、（2）、（3）．．．．．．”。

少数民族文字公文按习惯用法。

八、附件

公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

九、印章

凡公文一律在正文之后加盖发文机关印章，否则无效。加盖印章的位置应与发文时间相叠，如有发文机关落款，公章应与落款相叠（“决议”、“会议纪要”例外）。如几个机关联合发文，主办机关的印章应排列在前。

十、发文时间

发文时间以主要领导签发日期为准。“决议”、“会议纪要”时间应用通过日期，并引用会议全称，列于标题之下，正文之上，括于圆括号之中。“决定”下面要用圆括号标明时间。

十一、抄送

抄送栏一般在尾页下端，印发机关栏之上。抄送单位按上行、平行、下行次序排列。同一层次的抄送单位按照党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院可另起一行，列于抄送机关最后。

十二、附注

公文如需作附注时，可置于发文时间或落款栏之下，用括号括起来。如：“此件不登报”或“此件刊登《新疆政报》”。

十三、主题词

为便于公文管理和微机检索，各行政机关可视情况逐渐采用自行编制的主题词，用黑体字列于抄送栏横线之上。

十四、文字排列

公文中的汉文从左至右横写、横排、维吾尔、哈萨克、柯尔克孜文字从右至左横写、横排，蒙古、锡伯等文字按习惯书写、排列。

十五、发出和翻印机关

公文的发出机关和翻印机关，列于抄送栏横线之下。如：新疆维吾尔自治区人民政府办公厅 一九八八年×月×日印发，并在其下刊字共印×××份。

公文用纸，一律用十六开型（长260毫米、宽185毫米），汉文左侧装订，维吾尔、哈萨克、柯尔克孜文右侧装订。“布告”、“通告”、“公告”用于张贴的，其纸大可根据实际需要确定。

第四章 行文规则

各级行政机关的行文关系，可根据各自的隶属关系和职权范围确定。

各级政府可依据地方各级人民政府组织法和民族区域自治法的有关规定，属于本级政府权限以内的事情，可以直接行文。

政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，也可以根据本级政府授权和有关规定，对下一级人民政府直接行文。

各级政府和政府各部门需要向上级机关请示解决的问题，凡属上级职能部门权限范围以内的事，应直接向上级政府职能部门行文；部门内部需要解决的问题、各部门需要商请同级部门解决的问题，都应向主管部门行文，不要向人民政府行文转办；如主管部门解决不了或几个部门协商仍解决不了的问题，可由主管部门提出处理意见或写明各自的不同意见，经部门主管领导签字、盖上公章，再向人民政府行文，以商定或裁定。

各级政府的职能部门提出了涉及一级政府所辖范围的、带有全局性质的专项工作报告、建议、意见和部署，或主办以同级政府名义召开的专业会议通知，可报请同级政府主管领导批准，冠以“经×××人民政府同意”或“批准”字样，由主管部门直接行文或几个部门联合行文，各专业会议有关事项也可自行办理。

各级行政机关下行的重要公文，应抄报直接上级机关。

凡部门之间未协商一致或虽已将各自陈述的意见报送上级机关，但上级机关在未作出正式答复之前，一律不得各自向下行文。

平行的各级人民政府之间、政府各部门之间、上级机关的部门和下级政府之间可以联合行文。联合行文应先由主办部门领导审核，再送协办机关会签，最后由主办机关的领导签发。

各级行政机关不得越级请示。因特殊情况，必须越级行文时，也应抄报越过的机关。

请示的公文，一般应一文一事，不要一文数事。请示，应向一个上级机关行文，不要同时向几个机关行文，若确需行文，可用抄报形式；请示，除上级机关领导人交办的事项外，不得直接送给一个或几个领导者个人，也不得同时抄送同级或下级机关。

在自治区境内，各级行政机关的行文，都必须坚持使用通行的维、汉两种文字。上行的公文要按规定的份数报送。如上报自治区人民政府的公文，应报维、汉文各五份，提请政府常务会议讨论的，应报维、汉文各四十五份，列入政府全体会议的，应报维、汉文各八十份。各行政机关对报文份数可视实际需要，自行确定。

受双重领导的机关，其上行公文，应根据内容写明主报和抄报机关，由主报机关负责答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。

必须减少重复行文。各行政机关（职能部门）单独或联合召开的专业会议的各类文件、领导讲话、会议纪要，一般不另行文；若有需要解决的问题可以单列，另行上报；上级行政机关的公文，需贯彻执行时，如无新的补充规定和实质性内容，可原件翻印送发，不另行文；经过批准在报刊发表的国家行政公文，应视为正式公文依照执行。如不另行文，应在报刊发表时注明。

第五章 公文办理

公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、翻译、审核、（会签）签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。

各行政机关对公文办理程序，要相应制定一些规章制度，以职责分明。

凡符合行文规则的、需要办理的公文，文书部门要按内容、性质和紧急程度，分别注批、注办，送主管领导批示或交有关业务部门办理；特急件，要随时办理；急件，要从收文之日起五日内办完，一般件，应在十日内办完；对一些涉及面广、政策性强、需要深入调查、多方协商或需提请有关会议讨论决定的文件，承办单位也应抓紧办理，努力提高办文与办事效率。

凡涉及其他部门与地区的问题，主办机关应主动与有关部门或地区协商、会签。上报的公文，如涉及其他部门，应在上报前协商一致，意见不一时，要如实反映。

凡人民政府交有关部门或下级政府办理的事项，主办单位应按时限完成交办事项；如主办单位需要与有关部门共同办理，主办单位的领导人要亲自出面，与协办单位的领导共同研究办理，不能文来函往，延误时日，要尽快将办理结果综合起来，用书面形式或代拟稿，报送批办机关的文书部门。

已送领导人批示或交有关业务部门办理的公文，文书部门要负责检查催办，防止漏办或延误。对发出的文件，有关部门要对执行情况进行调查了解，必要时应查办或督办。

草拟公文应注意：

一、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。

二、情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要简炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

三、人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日。

四、公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。计量单位，一律使用国家法定的统一标准，不能各行其是。在同一公文中，数字的使用必须前后一致，相关的数字要吻合。

五、引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。

六、用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不用不规范的字和词。

各级行政机关发出的公文，重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文可由秘书长或办公室（厅）主任根据授权签发。如自治区以人民政府发出的文件，必须由主席或副主席审定签发。

各级行政机关发出的文件，必须进行认真审核。审核的重点是：是否需要由本级机关行文，公文内容、文字表述、文种使用、行文格式等是否符合本《实施细则》的有关规定。

各级行政机关的领导同志审批公文要认真负责，不论是签发的文件或会签的文件，不能划个圈，而要在公文审批单上签署自己的明确意见、姓名和时间。

凡属公文，从草拟、修改、审核、批阅到签发，一律禁止使用圆珠笔、铅笔、彩色笔和纯兰墨水笔，应使用兰黑墨水或碳素墨水的钢笔、毛笔或其他颜色不易褪变、字迹不易扩散的笔。公文稿纸规格要统一，不要在装订线处签批或修改。

上报的公文，如不符合本《实施细则》的第十五条、第二十二条、第二十七条和第三十条的规定，上级机关的文书部门可退回呈报单位。

上一级机关下发的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公室（厅）主任批准，可以翻印、转发。但要注明翻印的机关、时间和份数。

传递秘密公文时，按国家《保密法》的规定，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

第六章 公文立卷、销毁

公文办理完毕后，应根据《档案法》及文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

公文立卷的范围：各行政机关在贯彻执行党和国家的方针、政策以及各项工作活动中形成的重要公文、会议文件、会议记录、统计报表、人事任免、各种照片、录音带、录像带、反映本机关工作情况和需要查考的规章制度、文件、材料。

公文立卷应以本机关形成的公文为重点，根据其形成的特征、相互联系和保存价值，分类进行整理，与公文有关的处理过程中形成的各种材料、手迹都应收集齐全、完整、以便保管、查找和利用。

立好的案卷，应按照有关规定，定期向档案部门移交。每个公民都应遵守《档案法》，个人不得保存应存档的各类公文、材料、照片和音像资料。

没有存档价值和存档必要的公文及其他材料、资料，经过认真鉴别，由主管领导人批准，可定期销毁。销毁的秘密公文，要坚持有关制度，逐个进行登记，要有专人监督，保证不丢失、不漏销、不泄密。

第七章 附则

外事、军事、司法、行政法规等方面的公文处理办法，由有关部门另行制定，报送自治区人民政府办公厅备案。

本《实施细则》自发布之日起施行。过去自治区人民政府办公厅有关公文处理的办法或规定，凡与本《实施细则》不一致的，一律以本《实施细则》为准。