陕西省《国家行政机关公文处理办法》实施细则

陕西省《国家行政机关公文处理办法》实施细则

制定机关: 陕西省人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 现行有效

发布文号:

公布日期: 1989.11.07

施行日期: 1989.11.07

题     注 : （1989年11月7日陕西省人民政府批准）（编者注：本文已被1996年5月8日陕西省人民政府办公厅文件陕政办发(1996)55号发布实施的《陕西省国家行政机关公文处理实施细则》修改）

第一章 总则

为了切实做好我省各级国家行政机关的公文处理工作，使之规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我省实际情况，制定本细则。

国家行政机关的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各级国家行政机关工作人员必须发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作的效率和质量，为社会主义现代化建设服务。

公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由各单位文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

各级国家行政机关的公文工作应当贯彻党政分开的原则。

公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保国家机密安全。

各级国家行政机关从事公文处理的工作人员，要继承和发扬忠诚积极，克己奉公，努力学习，钻研业务，办事认真，埋头苦干，遵守纪律，严守机密的优良传统和作风。

公文处理工作人员，应选配身体健康、历史清楚、政治可靠、思想素质和业务素质优良、具有高中以上文化程度的共产党员或共青团员担任，经过专业培训．方可上岗工作．保持相对稳定。

第二章 公文主要种类

国家行政机关的主要公文种类有：

（一）命令（令）、指令

发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等，用“命令（令）。

发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用“指令”。

（二）决定、决议

对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。

经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（三）指示

对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

（四）布告、公告、通告

公布应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。

向国内外宣布重要事项用“公告”。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

（五）通知

发布行政规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

（六）通报

表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

（七）报告、请示

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

请求上级机关指示、批准的事项，用“请示”。

（八）批复

答复请示事项，用“批复”。

（九）函

相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

（十）会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

会议决定事项如涉及人事任免、机构设置、人员编制、经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等，必须以其它公文种类专项行文。

第三章 公文格式

公文格式通常由公文名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、标题、主送机关、正文、附注、印章、发文时间、附件、主题词、抄送机关等部分组成。

（一）公文名称（或发文机关名称），置于首页顶端；发文字号之上，一般用红色套印。几个机关的联合发文，应将主办机关排列在前。

（二）发文字号，包括发文机关代号、年号、顺序号，置于文件名称之下的正中。几个机关的联合发文，一般只标明主办机关发文字号。发文机关应确定固定的代号，并报上一级机关备案。

（三）公文标题，置于文头横线之下、主送机关之上，居中排列，两端短于正文。一行排不下时可分列两行以至致行，分行时注意不能把一个词拆为两部分。标题一般应标明发文机关全称（“函”可以不标），准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。在标题中，除发布的法规性文件应加书名号外，其它公文一般不加书名号。会议通过的文件，应在标题之下，正文之上的括号中注明会议名称和通过日期。

（四）向上级政府报送的请示，应注明本级政府或本部门签发人。签发人，一般置于发文字号的右侧。

（五）紧急公文按紧急程度分为“特急”、“急”两种，标注在公文首页右上角。

（六）秘密公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。注在公文首页右上角；绝密、机密文件应有份数编号，注在公文首页左上角。如果既是秘密文件，又是紧急文件，应先注明紧急程度，再注秘密等级。紧急程度和秘密等级上下排列。

（七）主送机关。置于标题之下、正文之上，起头顶格。机关名称应为全称或规范化简称，排列顺序力求相对统一。请示一般只写一个主送机关。

（八）公文如有附件，应在正文之后、发文机关之上，注明附件名称和顺序。印发转发的文件，应在标题和正文中表述，不在落款前加注附件。

（九）落款，包括发文机关、印章和年月日。机关印章应盖在落款日期处，除会议纪要和翻印的文件外，国家行政机关的各类公文，无论是打印还是铅印，都必须加盖发文机关印章。印章与正文应保持一定间隔，如正文结束后落款需另起一页，应在落款页注明“此页无正义”。落款的年月日以领导人签发的日期为准。发文机关用全称。几个机关联合发文，应将主办机关排列在前，并按文头上排列的机关顺序加盖印章。

（十）如有附注（如“此件发至县级单位”、“此件可登报”等），应注在落款之下、主题词之上，并加括号。

（十一）抄送机关，置于公文末页下端。上下标以横线。送上级机关的用“抄报”或“报送”，送同级机关和下级机关的用”抄送”。抄送（报）机关名称应用全称或规范化简称，排列顺序力求相对统一。

（十二）主题词。置于抄送栏左上侧，词目之间应空有一定距离。

（十三）印发机关，设在公文末页下方最终一行，注明公文的印发机关和印发时间。印发时间以送印日期为准。在印发机关及印发时间下方横线的右下侧，注明印发份数。

（十四）文字从左至右横写、横排。公义纸一般用十六开型（长260毫米、宽185毫米），左侧装订。需公开张贴的“布告”、“公告”、“通告”等用纸大小，可根据实际需要确定。

第四章行文规则

各级国家机关的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。

（一）同级政府各部门之间、具有业务对应关系的上下级部门之间，可以互相行文。政府各部门也可根据本级政府的授权和本部门的工作职权，对下一级政府直接行文，属于授权审批的文件，应抄报本级政府备案。

（二）同级人民政府、一级人民政府同上一级政府的各部门、政府各部门之间，可以联合行文。

（三）向下级机关的重要行文，应抄报直接上级机关，也可抄送同级有关部门。政府各部门向下一级人民政府的行文，应抄报本级人民政府。向上级机关的请示，除领导直接交办的事项外，不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

（四）受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报和抄报机关，由主报机关负责答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。

（五）根据党政分开的原则，行政机关一般不得直接向上级党的组织行文，也不得在行文中同时将上级党的组织和上级行政机关并列为主送机关。如公文内容涉及党的工作，应与党的组织联合行文；一般应尽量减少党政机关联合行文。

（六）凡属政府各部门职权范围内的业务文件，可自行下达或与同级有关部门联合下达，不要再报请上级机关批转；需向上级主管部门报送的业务文件，应直接向上级主管部门行文，不要再向本级政府请示或要求以本级政府名义上报。

（七）各级国家行政机关不得越级请示，因紧急、特殊请况必须越级行文时，应说明情况并抄报越过的机关。

请示问题的行文程序为：

各地区行政公署、各市（地级）人民政府，省政府各工作部门、各直属机构，可直接向省政府行文；

省政府各工作部门、各直属机构所管辖的二级局和事业、企业单位，应向所属上级部门（机构）行文；

各县（市、区）人民政府，应向所属地区行政公署、市人民政府行文；

各县（市、区）人民政府的委、办、局及乡政府，应向所属县（市）、区政府行文。

凡涉及几个部门之间的问题，部门之间应协商一致后再行文。如有分歧意见，应由有关部门负责同志直接协商解决，在未取得一致意见以前，一律不得向下行文。确属部门之间解决不了的问题，由主办部门说明情况，提出意见并附相关部门的意见，报同级人民政府处理。

向上级机关报送的请示公文，必须一事一报，不得一文数事，也不得将“请示”和“报告”混用或在情况报告和简报中夹带请示问题。

各级国家行政机关向上级机关报送请示问题的公文时，一律经上级机关的办公厅（室）按办文程序处理，不得直接呈送上级机关领导人审批。

凡经批准在报刊上发表的国家行政机关公文，应视为正式公文，必须遵照执行。如不另行文，应在发表时注明。

凡是能通过当面协商、电话联系、会商决定和领导面示等方式解决或答复的问题，可不另行文。

各级国家行政机关应按规定份数向本级和上级人民政府报送文件，向上级政府报送的各类简报、期刊等，要经过严格筛选。除必须向上级政府报告的重要情况和工作经验外，一般的简报、期刊不要不分轻重，逐期报送。

第五章 公文办理

公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟搞、审核、签发、缮印、传递、归档、销毁等程序。

公文由文书部门统一收发。通过会议等途经发给的公文（除会议要求收回的文件外），收文者回单位后应及时交文书部门登记处理。

凡需办理的公文，文书部门应根据公文内存和性质，按照规定的程序，及时送领导人批示或交有关业务部门办理。内容涉及几个部门的公文，应确定主办部门。紧急公文，文书部门应提出办理时限。

凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动会同有关部门或地区协商办理，有关方面应积极协作配合。办理结果由主办机关负责汇总、有关方面会签后上报。上报的公文，对有关方面不一致的意见，要如实反映。

对上级机关交办的公文和下级机关的请示，各级国家行政机关都应及时办理和答复。对短期内难以办结的事项，应说明原因，不得积压搁置。复文时，应注明发文机关的文号或上级机关交办的收文、转办号。

对办理过程中的公文，文书部门要负责检查催办。对逾期或日久未办的公文，要查明情况，限时办结，防止漏办

和压误。对上级政府领导同志批示的重要问题，要列入查办，限时专项办理，保证按时上报办理结果。

下级机关上报的公文，如有下列情况，上级机关的文书部门不作处理并退回原文：

（一）请示内容不符合国家法律、法规，不符合党和国家的方针、政策，又未说明其特殊性的；

（二）不符合党政分开原则的；

（三）无特殊情况的越级请示；

（四）应由报文机关自行解决或可以通过其它途经解决的；未经有关部门协商一致或虽经协商但没有如实反映有关部门意见、不符合会签程序的；

（五）一文数事、多头主报、不盖公章和其它明显违反《国家行政机关公文处理办法》以及本细则有关规定的。

公文处理必须严格执行有关保密规定。

（一）秘密（包括机密、绝密）公文要有严格的登记、签收、保管制度。绝密文件和密码电报一律由机要人员（或指定专人）负责签收和管理；秘密文件应由机要通信部门或专人递送，不能通过普通邮政寄送。

（二）禁止用普通传真机和明码电报传输秘密公文和答复密电中提出的问题。

（三）禁止明码电报和密码电报混用。严禁在公文中出现“密码电报”字样和收、发电文号，严格禁止复印密码电报，也不许将密码电报全文原样转发。

（四）上级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公厅（室）主任批准，可以翻印、转发。翻印时，应注明翻印的机关、份数和时间。

草拟公文应注意：

（一）要符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，应加以说明。

（二）情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体年月日。

（四）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写，在同一公文中，数字的使用应前后一致。计量单位，应严格执行《计量法》的统一规定。

（五）引用公文应注明制发机关、发文时间、标题和文号。

（六）用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字。

（七）要根据公文内容和行文规则，准确使用公文种类，标明紧急程度和秘密等级。

公文送领导人签发之前，应由文书部门或主办业务部门的负责人审核把关，审核的重点是：

（一）有无必要行文。

（二）是否符合公文的审批程序和行文规则。

（三）公文内容是否符合党和国家的方针、政策、法律法规、规章；与本机关过去已发的公文在内容上有无矛盾；措施和办法是否切实可行。

（四）标题、文字、紧急程度、秘密等级、公文种类、格式等是否确切、规范，是否符合国家行政机关公文处理办法和本细则的有关规定。

经审核无误的公文草稿，应按公文的签发权限送领导人签发。

（一）向上级机关的重要请示、报告，以及政策性强、涉及面广的重要公文，应由正职或委托主持日常工作的副职领导人签发。

（二）内容依据会议决定或办理例行手续的公文，由主要领导人授权，可由秘书长（或办公厅、室主任）签发。

草拟、修改、审批公文应用钢笔、毛笔。文件主批人审批公文时应签署自己的意见、姓名和年月日，不能用划圈代替。装订线左侧不要批写文字。

第六章 公文立卷、存档、销毁

公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，由文书部门或业务部门及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。文书处理工作人员必须坚持经常收集整理，及时立卷，为归档做好准备。

公文立卷应以本机关形成的公文为重点，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值分类整理，保证立卷材料齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

每年五月底前应将上年度需要立卷归档的公文及时整理、装订。案卷立好后，要按照有关规定定期向档案部门移交。移交时应有严格的交接手续。个人不得保存应存档的公文。

对于没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管档案工作的负责人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，派人监督，保证不丢失、不漏销。

第七章 附则

本细则自发布之日起施行。本省过去发布的有关国家行政机关公文处理的规定，凡与《国家行政机关公文处理办法》和本细则不一致的，以《国家行政机关公文处理办法》和本细则为准。