甘肃省《国家行政机关公文处理办法》实施细则(试行)制定机关: 甘肃省人民政府 效力级别: 地方政府规章 时 效 性: 现行有效 发布文号: 公布日期: 1989.09.09 施行日期: 1989.09.09 题 注 : (1989年9月9日甘肃省人民政府文件甘政办发[1989]92号发布) 第一章 总则 第一条为提高我省国家行政机关公文处理工作的质量和效率,使之规范化、制度化,根据《国家行政机关公文处理办法》,结合我省的实际情况,特制定本实施细则。 第二条国家行政机关的公文(包括电报,下同),是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。是政府实施正确领导和有效管理的重要手段。 第三条各级国家行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是、认真负责的工作作风,做好公文处理工作,克服官僚主义、形式主义和文牍主义。 第四条公文处理工作应当贯彻党政分开的原则,凡属行政方面的工作,不应要求同级党组织行文或联合行文。 第五条公文处理工作必须做到准确、及时、安全。公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。 第六条公文处理工作必须严格执行有关保密规定,确保国家秘密。 第二章 公文主要种类 第七条国家行政机关的公文种类主要有: (一)命令(令)、指令 发布重要规章,采取重大强制性行政措施,任免、奖惩有关人员,撤销下级机关不适当的决定等,用“命令(令)”。 发布指示性和规定性相结合的措施或要求,用“指令”。 (二)决定、决议 对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。 (三)指示 对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。 (四)布告、公告、通告 公布应当普遍遵守或周知的事项,用“布告”。 向省内外宣布重要事项,用“公告”。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项,用“通告”。 (五)通知 发布规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,用“通知”。 (六)通报 表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。 (七)报告、请示 向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。 向上级机关请求指示、批准,用“请示”。 (八)批复 答复请示事项,用“批复”。 (九)函 相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,用“函”。 (十)会议纪要 传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守、执行的,用“会议纪要”。 第三章 公文格式 第八条公文一般由文件名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、发文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关等部分组成。 (一)文件名称一般由发文机关全称或规范化简称,加“文件”字样组成。几个机关联合行文,可以用一个主办机关名称,也可以全部列上,但应将主办机关排列在前。 (二)秘密等级分绝密、机密、秘密三种。密级文件要有份数编号,标在首页左上角,密级标在右上角。 (三)紧急公文应分别标明“特急”或“急”,标在文件首页右上角,一般公文不得滥用。如既是秘密文件又是紧急文件,应先注紧急程度,再注秘密等级,上下排列。 (四)发文字号包括机关(或部门)代号、年号、顺序号。几个机关联合发文,只标明主办机关发文字号。发文字号一般印在间隔横线上方中央,如同时印签发人姓名时,应印在间隔横线左上方。 (五)签发人一般置于间隔横线的右上方。向上级机关的请示和报告,应注明签发人。 (六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文机关和公文种类。除批转法规性文件外,一般不加书名号。 (七)主送机关置于标题左下方、正文之上,顶格写。 (八)正文是文件的主体部分,用来表述文件的内容。 (九)附件标注应在正文之后,落款之上,注明附件名称和顺序。附件一般应与主件装订在一起,首页左上角注明附件顺序号。如不能装订在一起,附件首页左上角要注明主件的文号和附件的顺序号。 (十)发文机关应用全称或规范化简称,如加盖印章,可不写发文机关。除会议纪要和翻印的文件外,公文必须加盖印章。 发文时间以领导签发的日期为准,联合发文以最后签发人签发时间为准。会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议名称和通过日期。 正文结束后,落款另起一页的,应在落款这一页左上角顶格注明“此页无正文”,加上括号。 (十一)附注(如“此件印发至县级单位”、“此件不登报”等),应注在落款之下左侧,并加上括号。 (十二)主题词由反映文件主要内容及文种的规范化名词或名词性词组组成,置抄送栏左上侧,词目之间应有一定间距。 (十三)抄送栏印在公文末页下端、公文印发机关栏之上。送上级机关的用抄报,送同级机关和下级机关以及不相隶属机关的用抄送。 (十四)印发机关栏在公文末页最后一行,印发时间以缮印日期为准。在印发机关栏右下侧注明印发份数。 (十五)文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。 第九条公文纸一般用十六开型(长260毫米,宽184毫米),左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”用纸大小,根据实际需要决定。 第四章 行文规则 第十条全省各级国家行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。 省政府的行文关系,对上行文:向国务院报告、请示,向国务院各部门、直属机构发函商洽工作、询问和答复问题,请示批准有关业务事宜;与各省、市、自治区人民政府互相行文;对下行文:各市、自治州、县政府、行政公署和省政府各部门、各直属机构,需要时亦可直接向基层和有关单位行文。 第十一条省、市、自治州、县(市、区)政府和行政公署的业务部门,在同级内根据自己的权限,可以互相行文;上级政府的业务部门可以同下一级政府的有关业务部门互相行文,也可以根据本级政府授权和有关规定,对下一级政府直接行文;省政府的业务部门,可以在自己的业务范围内,向国务院有关部门行文。 第十二条各级国家行政机关不得越级请示,如因特殊情况必需越级行文时,应同时抄报越过的机关,并在文中说明越级理由。 (一)市、自治州政府、行政公署、省政府各部门,不得向国务院报告、请示问题。 (二)县(市、区)政府工作中的问题,应向省辖地级市、自治州政府、行政公署请示解决,不要直接向省政府请示。 (三)凡可以由省政府主管部门研究解决的具体业务问题,各市、自治州政府、行政公署和省政府各部门应直接与省政府主管部门协商解决,不要向省政府请示。 (四)省政府各部门和市、自治州政府、行政公署所属单位工作中的问题,一般都应向省政府主管部门或市、自治州政府、行政公署请示解决,不要直接向省政府请示。 第十三条向上级机关请示的事项,如涉及其他地区或部门的,应与这些地区和部门充分协商,尽可能取得一致意见后再上报;经反复协商仍不能取得一致意见的,应在向上级机关的请示中如实写明各自的不同观点,以便上级机关裁决。 第十四条凡属本机关职权范围内可以解决或可与其他部门协商解决的事项,应主动解决或协商解决,不要请示上级机关;可以自行下达或可与有关机关联合下达的公文,不要报请上级机关批转。 第十五条请示的公文必须一文一事,只写一个主送单位,如需同时送其他单位,应用抄报形式。一般不要抄送同级和下级机关,确需抄送的,在上级机关未批复前,同级和下级机关不得擅自按请示文件的内容执行。 第十六条请示与报告要严格分开,不要把请示的问题夹杂在报告之中。 第十七条请示、报告除领导直接交办的事项外,不要直接送领导者个人,应一律由文书部门呈批。 第十八条受双重领导的机关上报公文,应根据内容写明主报机关和抄报机关,由主报机关负责答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时,应同时抄送另一上级机关。 第十九条根据党政分开的原则,在行政机关的公文中,不应有向党的组织作指示、布置任务的内容。如公文内容有涉及党的工作的,应与党的组织联合行文。 第二十条政府可以与同级党委或同级军队机关联合行文;政府部门可以与同级党委的有关部门、人民团体联合行文;同级政府、一级政府同上一级政府的部门、政府各部门可以联合行文。 第二十一条凡部门之间未对有关问题协商一致时,一律不得各自向下行文。 第二十二条政府各部门向下行文,需要报本级政府审定方可下达的事项,经批准后,冠以“经×人民政府批准”,由部门或几个部门联合向下行文。 第二十三条转发上级机关的文件,不要再报送上级机关。向下级机关行文如涉及重大事项或法规性、政策性规定,需同时抄报上一级机关,并抄报有关主管部门。政府各部门向下一级人民政府的行文,应抄报本级政府。 第二十四条凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题,不要行文。 第二十五条经过批准在报刊发表的国家行政机关公文,应视为正式公文依照执行。如不另行文,应在报刊发表时注明。 第五章 公文办理 第二十六条各级国家行政机关的办公厅、室是公文处理管理机构,负责本机关的公文处理工作,并指导下级机关的公文处理工作。 第二十七条公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。 第二十八条公文由文书部门统一收发。通过会议等途径发给的公文(包括重要资料),收文者回单位后应及时交文书部门登记处理。 第二十九条对来文区分阅件和办件。对阅件应及时呈送领导及有关部门。凡需办理的公文,文书部门应视公文内容和性质,按照规定程序准确、迅速地送领导人批示或交有关部门办理。涉及几个部门业务的公文,应确定主办部门。紧急公文,文书部门应提出办理时限。未经文书部门登记的公文,承办部门不予办理。 交办公文在办理答复的同时,应抄告交办单位。 第三十条对上级机关交办的公文和下级机关的请示,各级机关应及时答复办理结果。对短期内难以办理的,应说明原因,不得积压不办。对下级机关的请示,如不必正式行文,可用复印或抄告领导批示等方式答复来文单位。对于无权直接决定的问题,由承办单位进行调查研究,说明情况,提出意见,报本级政府研究。 第三十一条对各级政府领导交办的事项和批示,承办单位必须认真办理,办理完毕后要及时反馈,对其中重要问题要作出专题书面报告。 第三十二条对国务院、国务院办公厅的公文,承办单位应提出办理意见或代拟稿,送省政府办公厅处理,不得自己批转下发。 第三十三条凡属各部门职权范围以内的事,一律由各部门自行办理。凡涉及其他部门或地区的问题,主办部门应主动会同有关部门协商办理,有关部门应积极协作配合,办理结果由主办部门负责汇总上报,如各方面意见不一致时,要如实反映。 第三十四条已送领导人批示或交有关业务部门办理的公文,文书部门要负责检查催办。对逾期未办的公文,要查明情况,限期办理,防止漏办和延误。 第三十五条草拟公文应注意: (一)要符合国家法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,应加以说明。 (二)情况要确实,观点要明确,条理要清楚,层次要分明,文字要精炼,书写要工整,标点要准确,篇幅力求简短。 (三)人名、地名、数字、引文要准确,时间应写明年月日,不得省略。 (四)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。在同一公文中,数字的使用应前后一致。 (五)用词要准确、规范。使用简称时,应先用全称,再加以说明。不写不规范的字。 (六)引用公文应注明制发机关、时间、标题和文号。 (七)准确使用公文种类,合理使用紧急程度和秘密等级。 (八)章节序数的写法要分明。一般排列顺序为:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。 九、使用法定计量单位。 第三十六条文稿送领导人签发之前,应抄写清楚,认真做好审核工作,审核的重点是: (一)有无必要行文,是否符合审批程序和行文规则。 (二)内容是否符合有关法律、法规和方针、政策。 (三)事实是否准确,措施是否切实可行,是否与以前的文件有矛盾和重复。 (四)紧急程度、秘密等级、公文种类、文字表述、格式等是否准确、规范。 第三十七条对于不成熟的或者质量上有问题的文稿,应退回拟稿部门或与拟稿部门共同修改。 第三十八条会签的文件,主办单位应当送会签单位的公文处理部门,由该部门按公文处理程序送领导人会签。 第三十九条审核后的公文,应按公文的签发权限送领导人签发。 (一)向上级机关的重要请示和报告,政策性强、涉及面广的重要公文,应由正职或主持日常工作的副职领导人签发。 (二)属于主管领导人职权范围的公文,一般由该领导人签发;如内容涉及到其他分管领导人的,应送其他分管领导人审核或会签。 (三)有的文件可由秘书长(或办公室主任)根据授权签发。 第四十条草拟、修改、审核、签发公文,应用钢笔或毛笔。审批公文时应签署自己的意见、姓名和年月日。 第四十一条对上级机关的发文,除绝密(包括密码电报)或注明不准翻印的以外,经下一级机关秘书长或办公厅(室)主任批准,可以翻印、转发。翻印时,应注明翻印机关、份数和时间。 第四十二条传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。 第四十三条上报公文如违背行文规则或格式不正确的,上级文书部门可以退回原呈报单位。 第六章 公文立卷、销毁 第四十四条公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。 第四十五条公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理。材料要收集齐全、完整,正确反映本机关的主要工作情况,便于保管、查找和利用。 第四十六条做好会议文件的立卷工作。 (一)凡本机关或本机关主办的重要会议形成的文件(包括录音、录像、照片等有关材料),应由会议组织人员负责交本机关文书部门立卷。 (二)凡部门用本级政府名义召开的业务会议形成的会议文件,由部门立卷,存档。 第四十七条立好的案卷,应定期向档案部门移交。移交时应有严格的交接手续。个人不得保存应存档的公文。 第四十八条没有存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管档案工作的负责人批准,可定期销毁。秘密公文要进行登记,派专人监销,不得丢失、漏销。 第七章 附则 第四十九条本省外事、司法等方面的公文处理实施办法,由有关部门根据工作的特点参照本细则另行制定。 第五十条本细则自发布之日起试行。本省过去发布的有关国家行政机关公文处理的规定,凡与本细则不一致的,以本细则为准。 |