宁夏回族自治区行政机关公文处理实施细则

宁夏回族自治区行政机关公文处理实施细则

制定机关: 宁夏回族自治区人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 失效

发布文号:

公布日期: 1987.11.07

施行日期: 1987.11.07

题     注 : （1987年11月7日宁夏回族自治区人民政府文件宁政发[1987]109号发布）（编者注：本细则被1997年12月1日宁夏回族自治区人民政府文件宁政发[1997]115号发布并施行的《宁夏回族自治区人民政府关于废止部分规章的通知》废止）

第一章 总则

为了提高全区国家行政机关公文处理工作的效率和质量，使之达到规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》第三十六条规定，结合我区实际情况，特制定本实施细则。

本实施细则适用于我区各级人民政府，政府各部门和直属机构。

我区各级国家行政机关的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政规章和行政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各级行政机关必须认真做好公文处理工作，为社会主义现代化建设服务。

各级行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。

公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由行政机关的办公厅（室）统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

各级行政机关的公文处理工作，应贯彻党政分工的原则。凡属于各级行政机关职责范围内的工作，不要以行政机关名义向上级党组织行文，也不要请示以同级党组织名义或同级党组织与行政机关联合名义行文。党组织要求与同级行政机关联合行文的，如公文内容既涉及党的工作又涉及行政工作，可以联合行文；如公文内容只涉及党的工作的，可建议由党组织行文。各级行政机关的公文，不得对党组织作指示，交任务。

各对行政机关的公文处理工作，必须严格执行有关保密的规定，确保国家机密。

上级行政机关的办公厅（室），对下级行政机关办公室的公文处理业务，负有指导的责任。

第二章 公文主要种类

各级行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）、指令

发布重要的行政规章，采取重大的强制性行政措施，任免、奖惩本级机关管理权限内的有关人员，改变或者撤销下级机关不适当的决定等，用“命令（令）”。

发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用“指令”。

命令（令）、指令一般只限于各级人民政府使用。

（二）决定、决议

对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。

经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（三）指示

对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

（四）布告、公告、通告

公布本行政区内所有机关、团体、企业事业单位和公民应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。

向国内外宣布重要事项，用“公告”。

在一定范围内公布有关机关、团体、企业事业单位和公民应当遵守或周知的事项，用“通告”。

（五）通知

发布行政规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

（六）通报

在本行政机关所属范围内表彰突出的先进事例，批评严重的错误，传达需要周知的重要情况，用“通报”。

（七）报告、请示

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

（八）批复

答复下级机关请示的事项，用“批复”。

（九）函

同级机关之间、不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准涉及对方职权的事宜等，用“函”。

（十）会议纪要

传达本机关召开或主办的会议的议定事项和主要精神，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

第三章 公文格式

公文的一般格式由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、发文机关名称及印章、发文时间、附注、抄送机关、制文单位及发出时间、印发份数等部分组成。

（一）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容。公文标题一般由三个部分组成，即发文机关名称、公文主题、公文种类。

上行的公文和平行的公文，标题可以不冠发文机关名称，但必须在正文末尾用文字落款。下行的公文一般应冠发文机关名称，正文末尾不落文字款。

公文标题中除批转法规性文件外，一般不加书名号。

（二）发文字号，包括机关代字、文种代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，可只标明主办机关发文字号。

机关代字应使用规范化的简称。本机关简称可能与其他机关简称相混淆的，拟定机关代字时应报上级机关办公厅（室）备案。新设立行政机关启用发文字号前要向上级机关办公厅（室）备案。

年号一律使用全称并括于方括号内。年号和顺序号一般使用阿拉伯字码。

（三）公文一律加盖印章。主送上级人民政府的公文，一律在发文字号右侧注明签发人。

（四）秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

（五）紧急公文应分别标明“特急”、“急件”。

（六）“请示”一般只在文件开头写一个主送上级机关。如需要同时送其他上级机关，应用抄报形式。

（七）正文应简明扼要，层次清楚，文字简洁。公文层次标识一般分别使用以下字码：

第一级用“一、二、三…………”。

第二级用“（一）、（二）、（三）………”。

第三级用“1、2、3………”。

第四级用“（1）、（2）、（3）………”。

一般公文应尽量避免采用多级层次结构。

（八）公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

（九）上行、平行公文和在标题中不冠发文机关名称的下行公文，一律在正文之后落文字款。落款应使用机关全称或规范化简称。几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。

（十）发文时间以领导签发的或会议讨论通过的日期为准。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期。

（十一）抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列，人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。

公文文字从左至右横写、横排。公文缮印用字应规范化，批语用三号楷体，正文用三号或四号仿宋体，标题用二号宋体；打字应采用三号或四号仿宋体。

公文纸一般用十六开型（长二百六十毫米、宽一百八十五毫米），左侧装订。布告、公告、通告用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

各级行政机关的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

各级人民政府需要请示上级机关决定的问题，属于上级业务主管部门职权范围内的，应直接向有关上级业务主管部门行文。各地之间需要协商解决的问题，应当直接行文，不要报上级人民政府转办。经协商解决不了的问题，可请求上一级人民政府裁决，但应把双方的意见同时上报。

政府各部门在自己的职权范围内，可以互相行文，可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文；也可以根据本级人民政府授权和有关规定，对下一级人民政府直接行文。

（一）凡属于政府各部门职权范围内的事宜，均以部门名义直接行文。

（二）政府各部门需要商请同级其他部门解决的问题，应直接行文。

（三）政府各部门提出本级专项工作的建议、意见和工作部署，需要有关部门和下一级人民政府协同执行的，原则上可经本级人民政府领导人批准后，注明经本级人民政府同意，由主管部门行文，或与有关部门联合行文。

向下级机关的重要行文，应抄报直接上级机关。

自治区人民政府和银川市人民政府发布的行政规章，应在自批准之日起的三十日内，统一由自治区人民政府将规章文本、起草说明、备案报告等有关材料，一式二十五份报送国务院备案。

各市、县人民政府规定的行政措施、发布的决定和命令，应报送自治区人民政府备案。

政府各部门的重要行文，应抄报本级人民政府，必要时可抄报上级有关部门。

凡涉及其他部门职权范围的问题，未协商一致，也未经本级人民政府裁决，政府各部门一律不得各自向下行文，也不得要求下级有关部门行文。

同一级人民政府可以联合行文；各级人民政府可以和上一级政府有关部门联合行文；政府各部门可以联合行文。

联合行文由主办机关先行审核后再送协办机关会签，最后由主办机关领导签发。

各级行政机关不得越级请示。因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过的机关。

请示的公文，一般应一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送下级机关。

受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关负责答复所请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。

上行的公文必须按规定的份数报送。份数不足的，收文机关可以要求发文机关补足。

上报自治区人民政府的公文为二十份；上报行政公署和市、县人民政府文件的份数，由行政公署和市、县人民政府根据实际情况，自行确定。

减少重复行文。贯彻执行上级行政机关公文，属于一般性表态或没有实质性内容的，可以不行文，而将原文翻印下发。凡能面对面协商解决和口头（电话）请示报告的问题，应当不行文。

经过批准在报刊上发表的国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。如不另行文，应在报刊发表时注明。

第五章 公文办理

公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。

凡需要办理的公文，行政机关的办公厅（室）应根据内容、性质和紧急程度，送领导人批示或交有关业务部门办理。紧急公文，办公厅（室）应随到随送，并提出办理时限。

国务院和上级人民政府下发的公文（包括办公厅〈室〉文件），由下级人民政府办公厅（室）管理和批办。

国务院各部门和上级人民政府各部门下发的公文，由下级人民政府各相应部门办理；直送下一级人民政府的，按主管领导人批示办理。

各级人民政府交有关业务部门或下级人民政府办理的公文，主办机关应认真负责地进行办理，并及时向批办机关的办公厅（室）答复办理情况和处理结果，不得推诿或拖延。各级办公厅（室）转交同级有关业务部门征求意见的公文，有关部门应认真研究，及时提出办理意见，并由部门正职领导人或主管该项工作的副职领导人签字。

下级机关请示上级主管部门的公文，上级主管部门应认真研究，及时处理和答复。

办理公文涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动与有关部门或地区协商、会签。如有关方面意见不一致，要如实反映。

已送领导人批示或交有关主管部门办理的公文，办公厅（室）要及时催阅催办，防止延误和漏办。对领导人批示的执行情况、结果和公文办理过程中出现的问题，应及时向领导人报告。

以各级人民政府名义报上级人民政府及其各业务主管部门的请示事项，由与请示内容直接有关的业务主管部门负责联系催询。上级机关的答复应及时送政府有关领导人阅悉，并通知有关业务主管部门。

草拟公文应注意：

（一）要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，应加以说明。

（二）情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日。

（四）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致，相关的数字要吻合。

（五）计量单位要使用国家统一实行的法定的计量单位。

（六）引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。

（七）用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字。

有关业务部门代本级人民政府草拟文稿，应经部门办公室按本实施细则第二十九条规定认真审核，并经部门领导人签批；如涉及其他部门分管的业务，还应协商、会签。代拟文稿应送本级人民政府办公厅（室）审核，不要直接送领导者个人。

各级行政机关的办公厅（室）在将公文送领导人签发之前，应认真做好审核工作。审核的重点是：是否需要本级机关行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本实施细则的有关规定。

各级行政机关发出的公文，由机关领导人签发。重要的涉及面广的，由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公厅（室）主任根据授权签发。

各级领导人审批公文要认真负责，签署自己的意见、姓名和时间。

草拟和签批公文，应使用钢笔或毛笔。公文稿纸规格要统一，不要在左侧装订线处签批或修改。

下级机关上报的公文，如不符合本实施细则第十四条、第十五条第二项、第十九条和第二十九条第一项的规定，上级机关的办公厅（室）可退回呈报单位。

上级机关下发的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公室主任批准，可以翻印、转发。翻印时要严格控制发放范围和翻印数量，并注明翻印的机关、时间和数量。秘密公文一律由机要打字员（或可靠的机关内部打字员）、机要印刷厂（车间）印制，不准到一般印刷厂和社会誊印机构印刷复制。汇编内部文件需按权限报批。

经领导批准，可以采用复印、传真方式行文，按正式公文传递、办理和保存。

传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。在有机要通信条件的地方，应由机要通信部门传递。重要公文要由专人传递。不得将秘密公文交由无关人员代传。

第六章 公文立卷、销毁

公文办理完毕后，机关文书部门应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。其范围是：本机关制发的公文，上级机关下发的公文，下级机关的请示报告以及其他有保存利用价值的文件、材料。

在报刊上发表的公文，如不另行文，公文定稿和载文报刊一式两份由制文机关的文书部门存档。

上级机关召开会议的文件、材料，有保存利用价值的，亦应交由机关文书部门鉴别后存档。

个人不得保存应存档的公文。

公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值，分类整理，保证齐全、完整，便于保管、查找和利用。有条件的可立两套案卷，即正本卷和副本卷，副本卷只存公文的印制件。

立好案卷，应按照有关规定，定期向档案部门移交。

其他机关人员查阅本机关公文案卷，必须持有介绍信，在指定地点按指定的案卷、张页查阅。经本机关文书部门同意，查阅者可以摘抄有关文件内容。摘抄秘密公文的内容不得外传，用后交机关文书部门销毁。成卷公文不得外借。

没有存档价值和存查必要的公文，由机关文书部门鉴别，经办公厅（室）主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销。销毁方式采用焚烧、送造纸厂磨成纸浆等方法。严禁将应销毁的公文当作废品出售。

第七章 附则

外事、军事、司法、行政法规等方面的公文处理办法，按照国务院有关部门的规定和本实施细则另行制定。

各行政公署，各市、县人民政府，自治区政府各部门，可根据本实施细则，结合实际情况，制订机关公文处理制度。

本实施细则自发布之日起施行。一九八一年二月二十四日自治区人民政府印发的《宁夏回族自治区人民政府的几项工作制度》（宁政发[1981]24号）和一九八二年一月十九日自治区人民政府办公厅下发的《关于国家行政机关公文处理暂行办法的补充规定》（宁政办[1982]3号）同时废止。其他有关行政机关公文处理的规定，与本实施细则不一致的，以本实施细则为准。

附：宁夏回族自治区人民政府公文种类

一、《宁夏回族自治区人民政府文件》，代字“宁政发”。主要用于向国务院请示和报告，向自治区人民代表大会及其常务委员会提出议案，发布行政规章，部署全局工作或一个时期的重要工作，发布重大决定和命令，采取重大行政措施以及转发自治区人民政府领导人在重要会议上的报告、讲话等。

二、《宁夏回族自治区人民政府办公厅文件》，代字“宁政办发”。主要用于发布自治区人民政府关于某一方面工作的规定、指示、通知事项等，转发各行署、各市县人民政府、自治区政府各部门、各直属机构的有关文件等。

三、《宁夏回族自治区人民政府函》，代字“宁政函”。用于与国务院各部门或兄弟省区间的函件，对下级机关请示事项的答复。

四、《宁夏回族自治区人民政府办公厅函》，代字“宁政办函”。用于答复内容比较一般的事项，通知会议，转递资料、文件，出具证明，以及办公厅同自治区有关业务主管部门之间的联系事项等。

五、《宁夏回族自治区人民政府常务会议纪要》。以会议顺序编号，记载常务会议的主要内容及议决事项。

六、《宁政阅》文件。用于印发政府领导人召集有关部门研究协调某些问题的会议纪要、议定事项，通报政府工作的重要情况。

七、《参阅文件》。根据政府领导人意见，登载一些有参考价值的文章、消息、分析资料、典型调查、重要问题研究，以及需要政府各部门了解的其他情况。

八、《宁夏回族自治区人民政府办公厅出国任务批件》。代字“宁政办出字”，用于我区各地、各部门派遣出国及赴港澳团组、人员的审批；代字“宁政办奉字”，用于国家有关部门、团体组团或派遣的我区人员出国及赴港澳的审批。