福建省数字档案共享管理办法

福建省数字档案共享管理办法

制定机关: 福建省人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 现行有效

发布文号:

公布日期: 2017.12.01

施行日期: 2018.02.01

题     注 : （2017年12月1日福建省人民政府令第197号发布，根据2020年11月12日《福建省人民政府关于修改部分规章的决定》修订）

第一章总则

为了加强数字档案的有效利用，促进数字档案共享，提升数字档案服务水平，根据有关法律、法规，结合本省实际，制定本办法。

本省行政区域内数字档案共享适用本办法。

本办法所称数字档案是指机关、团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称档案形成单位）收集保存的，可以通过信息网络系统进行传输和在线利用的电子档案或者纸质档案的数字化副本等载体的档案。

本办法所称数字档案共享是指数字档案在标准化、规范化并符合保密要求的基础上，在不同层次、不同部门信息网络系统间实现互联互通并向社会提供服务的活动。

数字档案共享应当遵循统筹规划、规范有序、便民快捷、保障安全的原则。

县级以上人民政府应当加强对本行政区域数字档案共享工作的领导，建立协调机制，协调解决数字档案共享工作中的重大问题，所需经费列入同级财政预算。

县级以上人民政府档案行政管理机构负责本行政区域内数字档案共享的统筹规划、组织协调、建设管理和监督指导。

县级以上人民政府发展和改革、工业和信息化、财政、人力资源和社会保障以及其他有关部门按照各自职责，做好数字档案共享的相关工作。

综合档案馆应当在其职责范围内依法收集数字档案，为数字档案共享的互联互通提供更新和维护，并按照有关规定合理使用可共享的数字档案。

专业档案馆应当依法收集其专门领域的数字档案，并向福建省数字档案资源中心（以下简称资源中心）主动提供有关数字档案。

档案形成单位应当按照规定向有关档案馆移交电子档案和符合规范标准要求的纸质档案数字化副本。

鼓励公民、法人或者其他组织参与数字档案共享的相关工作。

对在数字档案共享工作中作出突出贡献的单位和个人，县级以上人民政府根据有关规定予以表彰和奖励。

第二章数字档案共享体系

建立本省统一的数字档案共享体系，省人民政府档案行政管理机构负责建设和管理资源中心，构建数字档案共享利用系统，为数字档案共享提供支撑。资源中心应当与福建省政务数据汇聚共享平台（以下简称共享平台）和福建省电子文件交换服务平台实现对接。

县级以上人民政府应当将档案数字化建设纳入本行政区域电子政务和信息化建设规划，确保资源中心及其应用系统与共享平台之间的实时联通和同步更新。

各档案形成单位应当逐步实现档案的数字化处理、存储，将各类业务系统中属于归档范围的电子文件向本单位档案管理系统归档，并向资源中心移交。

博物馆、纪念馆、图书馆、方志馆及其他有关数字档案的收藏单位，应当主动向资源中心提供有关数字档案。

综合档案馆应当构建数字档案网络系统，建设、配备档案数字化设施、设备，基于省市两级电子政务云计算平台，统筹建立数字档案的目录数据库、全文数据库、专题数据库等数据库。

数字档案管理软件由省人民政府档案行政管理机构组织开发与维护，并无偿提供给档案馆、档案形成单位使用。

档案馆、档案形成单位自行组织开发或者采购的数字档案管理软件，或者已在使用的各类数字档案管理软件，符合数字档案共享条件的，应当实现与资源中心相对接。

资源中心应当具备下列基本功能：

（一）联通汇集各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位的相关数字档案；

（二）处理整合、存储交换各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位提交的数字档案；

（三）维护数字档案的真实与完整，保障数字档案传输过程中的安全与保密；

（四）通过综合档案馆提供不同层次的数字档案在线查询与利用服务；

（五）数字档案利用与共享规划所确定的其他功能。

各档案形成单位应当建立数字档案共享工作机制，设置共享平台交换接口，基于电子政务网络，实现本单位办公系统与共享平台之间的互联互通。

全省施行统一的电子文件形成、归档和电子档案标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面的标准与规范。具体标准与规范由省人民政府档案行政管理机构会同有关部门制定，并与国家标准规范相衔接。

县级以上人民政府档案行政管理机构应当加强数字档案共享工作的人才队伍建设。综合档案馆应当配备专门人员负责数字档案共享工作。

第三章数字档案共享服务

数字档案共享服务应当遵循分级分类、依法共享、创新应用、精细服务的原则。

数字档案共享分为无条件共享、有条件共享和暂不共享三类。

中华人民共和国成立以前形成的、可以公开的数字档案；中华人民共和国成立以后形成的、已到法定公开期限可以公开的数字档案；经济、科学、技术、文化等数字档案；属于政府信息公开范围的数字档案；按照规定可以公开的重大活动数字档案，为无条件共享类。

内容敏感、按照保密法律法规的规定，只能提供给特定需求方利用的数字档案，为有条件共享类。

涉及国防、外交、国家安全和其他国家重大利益、商业秘密、个人隐私以及按照国家规定不宜公开的数字档案，为暂不共享类。

属于无条件共享类的数字档案，可以直接从共享平台获取；属于有条件共享类的数字档案，应当得到数字档案有关主管部门或者权利人的授权方可获取和利用。

省人民政府档案行政管理机构统一配置数字档案共享利用系统的接口；对接入数字档案共享利用系统的单位进行确认，并确定使用权限，配发电子统一标识。

公民、法人或者其他组织利用和获取授权公开的数字档案，应当提出申请，数字档案提供方应当在收到申请之日起三个工作日内给予答复；特殊情况不能答复的，经数字档案提供方负责人同意，可延长三个工作日，并将延长期限的理由告知申请方。

公民可以凭身份证等合法、有效证件在数字档案查询平台进行身份确认后，远程利用记载有关本人婚姻登记、学籍学历、工龄、职称、获奖荣誉、离退休、土地房产权属等证明性数字档案。

从共享平台下载生成唯一序列号并经统一电子标识确认的数字档案，具有与纸质档案同等的法律效力。

综合档案馆应当通过共享平台，采取数据查询模式、直接交换模式、定制处理模式提供数字档案共享服务。

综合档案馆提供数字档案查询服务不得向公民、法人或者其他组织收取任何费用。

第四章数字档案共享安全保障

省人民政府档案行政管理机构应当建立健全数字档案共享安全管理制度，建立安全应急处置和灾难恢复机制，加强资源中心的安全管理，完善身份认证、访问控制、信息审计追踪等防控措施。

档案形成单位向资源中心提供和上传数字档案之前，应当依法对数字档案进行脱密、脱敏处理。

任何单位或者个人不得有下列危害数字档案共享安全的行为：

（一）未经授权，对资源中心的应用程序和数据库进行删除或者修改；

（二）故意制作、复制、传播计算机病毒或者以其他方式攻击破坏数字档案共享利用系统；

（三）伪造或者篡改数字档案序列号等电子标识；

（四）超出授权范围通过共享方式获取数字档案；

（五）其他违反数字档案共享安全管理规定的行为。

第五章法律责任

违反本办法规定，有下列情形之一的，由县级以上人民政府档案行政管理机构或者有关主管部门责令限期改正，逾期未改正的，对单位给予通报批评；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予处分：

（一）未将各类业务系统中属于归档范围的电子文件向本单位档案管理系统归档的；

（二）未主动向资源中心移交有关数字档案的；

（三）未对提供和上传的数字档案进行脱密、脱敏处理的；

（四）向公民、法人或者其他组织收取数字档案查询服务费用的；

（五）泄露或者向他人非法提供数字档案的。

公民、法人或者其他组织违反本办法第二十七条第（一）、（二）、（三）项规定的，由公安机关依法予以处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

公民、法人或者其他组织违反本办法第二十七条第（四）项规定，侵犯他人合法权益的，依法承担法律责任。

第六章附则

本办法自2018年2月1日起施行。