南京市档案管理办法

南京市档案管理办法

制定机关: 南京市人民政府

效力级别: 地方政府规章

时  效 性: 已修改

发布文号:

公布日期: 1997.01.23

施行日期: 1997.01.23

题     注 : （1997年1月23日南京市人民政府令第61号发布 自发布之日起施行）（编者注：修改内容见根据2003年8月28日南京市人民政府常务会议审议通过 2003年9月4日南京市人民政府令第219号公布 自公布之日起施行的《南京市政府关于修改〈南京市机动车排气污染监督管理办法〉等政府规章的决定》修正的《南京市档案管理办法（2003年修正本）》）

第一章 总则

为了加强档案管理，有效地保护和利用档案，为本市经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

本办法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

本市各级机关、团体、企业事业单位和个人必须遵守本办法，国家和省另有规定的除外。

本市各级人民政府领导本行政区域的档案事业，应当把档案事业的建设列入本地区国民经济和社会发展计划，根据档案事业发展的需要，保证档案机构、人员编制和经费的落实。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对档案工作的领导和管理，为档案工作提供必须的条件，保障档案工作正常开展。

档案工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案的完整、准确与安全，便于社会利用和保守国家秘密的原则。

第二章 档案机构

南京市档案局是本市档案事业的行政主管部门，负责本办法的实施，对本市的档案事业依法实行统筹规划、组织协调，统一制度、监督和指导。

区、县档案局负责本辖区内的档案工作，业务上受市档案局的监督和指导。

乡镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位档案工作实行监督和指导。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构负责管理本组织的档案，指导文书部门和业务部门文件材料的收集、立卷和归档工作，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当配备档案工作人员，并保持其相对稳定。

市和区、县其他行政部门应当按照各自的管辖范围，负责本系统的档案工作，业务上受同级档案行政管理部门的监督和指导。

地方各类档案馆包括具有公共性质的综合档案馆、专门档案馆和部门档案馆。

综合档案馆是按行政区域设置的，负责征集、接收、整理、永久保管各行政区域范围内的档案，并向社会提供利用的机构。

专门档案馆是收集和保管各专门领域或者特殊载体的档案，并向社会提供利用的机构。

部门档案馆是收集和长期保管本部门及其所属单位形成的档案，并在一定范围内提供利用的机构。

档案工作人员应当取得岗位资格证书，忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

第三章 档案管理

机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的材料，由文书部门或者业务部门收集齐全并立卷，定期交档案机构集中管理。

档案行政管理部门规定应当归档的材料，不得拒绝归档或据为己有。

涉及行政区划变动，机关、团体、企业事业单位和其他组织的建立、变更和撤销，重点建设工程和重大科学技术研究项目的批准，以及市或区、县有重大影响的活动，有关部门应当按照规定期限向市或者区、县档案行政管理部门通报情况。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的建设工程、技术改造、科学技术研究等项目的验收、鉴定，应吸收本单位的档案机构参加并负责对项目档案进行检查验收。

市或市以上的重点建设项目、重大科学技术研究项目的验收或鉴定，验收委员会或验收组应有档案行政管理部门代表。其项目档案的验收工作由市档案行政管理部门组织实施，项目的主管部门和按照规定有接收项目档案任务的档案馆参加。

未经档案验收或者档案验收不合格的项目不得进行项目竣工验收，不得申报成果。

国家机关、国有企业事业组织和国家所有的其他组织的档案归国家所有，列入国有资产管理的范围。

非国家所有的组织的档案归该组织所有，国家和省另有规定的除外。

个人在非职务活动中形成的档案或者以继承、受赠等合法方式获得的档案归个人所有。

综合档案馆收集档案范围的规定，由市档案行政管理部门制订并公布实施。

专门档案馆和部门档案馆收集档案范围的规定，应当根据国家有关规定，由市专业主管部门制订，经市档案行政管理部门审核同意后实施。

机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照下列规定，向有关档案馆移交档案：

（一）机关、团体及被列入收集范围的企业、事业单位形成的属永久、长期保存的档案在本单位保管满十年的，向同级档案馆移交；专业性较强的或者需要延长档案移交期限的，经同级档案行政管理部门同意，可适当延迟移交期限；

（二）已撤销单位的档案，或者由于保管条件恶劣，可能导致档案严重损毁的，可以提前向档案馆移交；

（三）被兼并企业的档案，应在被兼并时向其上级行政主管部门或同级档案馆移交；

（四）建国前的档案，应按规定向相应的档案馆移交。

向档案馆移交档案时，应连同案卷目录及其他检索工具、参考资料一并移交。

档案馆和其他档案机构应当建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的库房和设施，采用现代先进的技术设备，确保档案管理的有效进行，防止档案破损、褪色、霉变和散失。

禁止擅自销毁档案。

非国家组织所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，档案行政管理部门有权采取代为保管、收购或征购措施。

前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁出卖或者赠送给外国人。

鼓励其他组织和个人向综合档案馆捐赠、寄存其所有的档案。

国家所有的档案，任何组织和个人不得擅自赠送、交换、出卖。需要向国内外组织或者个人赠送、交换、出卖档案复制件的，必须经有关部门同意，报市档案行政管理部门审查批准。

赠送、交换、出卖国家所有的档案及其复制件，必须遵守国家保密规定，不得损害国家、集体或者公民的利益。

机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输、邮寄档案或者其复制件出境的，必须经有关部门同意，报市档案行政管理部门批准。

第四章 档案的利用和公布

档案馆保管的档案，应当按照国家规定，分期分批向社会开放。

机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人凭介绍信、身份证等合法证明，可以利用已经开放的档案。

外国组织和个人到档案馆利用已经开放的档案，应当经市有关部门和有关档案馆审查同意。

机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人利用档案馆未开放的档案或其他组织保管的档案，应当经有关档案馆或有关组织同意，并应当遵守国家保密规定，不得擅自抄录、复制或者泄露档案的内容。

寄存在档案馆的档案归寄存者所有。寄存者可以随时利用。档案馆如需向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁和丢失档案。

档案馆和其他档案机构提供利用重要的、珍贵档案，应当用复制件或缩微品代替原件。有档案收藏单位及其法定代表人印章或签名的档案复制件，具有与档案原件同等效力。

档案馆和其他档案机构应当加强对档案的研究整理，为利用者提供服务。

档案馆提供档案利用应当按照规定收取费用。

组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

向社会公布档案，可以通过报纸、刑物、图书、电台、电视台等媒介，采用展览、陈列、宣读、播放、刊印和史料汇编等形式。

档案馆保管的档案，由档案馆公布。

机关、团体、企业事业单位保管的档案，由其保管者公布，重要的档案应当经其主管部门和所在行政区域范围内的档案行政管理部门批准后公布。

非国家所有的组织和个人的档案，由档案所有者公布。向社会公布档案，应当遵守国家保密规定，不得损害国家、集体或者其他公民的利益。任何单位、组织和个人都不得擅自公布不属于自己所有的档案。

档案利用者在著述中引用档案部门向社会开放的档案，应当符合国家的有关规定，并在出版物上说明。

第五章 奖励与处罚

有下列情形之一的，由各级人民政府、各级档案行政管理部门和所在单位予以奖励：

（一）模范执行有关档案管理的法律、法规、规章和方针、政策，成绩显著的；

（二）在档案收集、整理、保管和提供利用工作中成绩显著的；

（三）对档案的保护和在档案现代化管理工作中成绩显著的；

（四）对档案学研究做出重要贡献的；

（五）向国家捐赠重要、珍贵档案资料的。

有下列行为之一的，由档案行政管理部门给予警告，并责令其限期改正：

（一）擅自设置专业档案馆和部门档案馆的；

（二）未按规定建立档案和档案工作的；

（三）档案保管不符合规定，危及档案安全的；

（四）因管理不善，造成档案霉变、破损及散失的；

（五）未按规定向档案馆移交档案的；

（六）在公务活动中形成并应归档的文件、资料，未按规定向本单位档案机构移交档案的；

（七）科研成果、产品开发、建设工程或其他重大技术项目进行鉴定、竣工验收时，未按规定验收档案的。

有下列行为之一的，由档案行政管理部门给予警告，并处以一千元以下罚款；造成损失的，责令赔偿损失：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的。

有下列行为之一的，由档案行政管理部门追回档案，并处以警告、一万元以下的罚款；有违法所得的，由工商行政管理部门没收非法所得：

（一）赠送、交换、出售国家所有的档案或者擅自赠送、交换、出售其复制件的；

（二）擅自将非国家所有的档案或者其复制件向外国组织或者个人赠送、交换、出售的。

对违反本办法第三十四条、第三十五条、第三十六条规定的，由档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

擅自携带、运输、邮寄档案或者其复制件出境的，由海关按照《中华人民共和国海关法》的有关规定给予处罚。依法没收的档案应当移交市档案行政管理部门。

当事人对档案行政管理部门的行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或者向人民法院提起行政诉讼。

当事人逾期不申请复议、不提起诉讼又不履行的，市或者区、县档案行政管理部门可以依据《中华人民共和国行政诉讼法》的规定，申请人民法院强制执行。

档案行政管理人员进行执法监督检查时，应当出示行政执法证件。

妨碍档案行政管理人员依法执行公务，违反《中华人民共和国治安管理处罚条例》的，由公安部门依法处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

档案行政管理人员徇私舞弊、索贿受贿、玩忽职守的，由所在的档案行政管理部门给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六章 附则

本办法由南京市档案局负责解释。

本办法自发布之日起施行。